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기안문서 작성하기

기안문서를 작성하는 방법에 대한 전반적인 소개입니다.

 


기안문서 작성 방법

Docswave에서 기안문서를 작성하는 기본 순서는 다음과 같습니다.

본 기안문서 작성 방법은 “공동양식”을 이용하는 방법입니다.

 

1. 양식 선택하기

1) 기안문서 작성 메뉴 > 공동양식 메뉴 에 접속합니다.

2) 리스트에서 ‘양식‘을 클릭합니다.

 


2. 문서내용 입력

아래의 문서 포맷에 따른 작성 팁을 참고해주시기 바랍니다.

 

  • 구글폼 (Google Form)
    : MS문서(워드, 엑셀, 프레젠테이션) 와 같이 ‘서식/함수’ 등을 적용할 수 있습니다. 글 작성 시, 별도로 저장할 필요없이 실시간 저장됩니다.
  • 웹폼 (Web Form)
    : 웹 에디터(Editor)로 작성하는 문서형식으로 속도가 빠릅니다. 문서 안에 ‘데이터 태그‘가 적용되어있으면 기안자의 정보를 자동으로 불러옵니다. (서식/함수 적용불가)
  • Premium Form
    : 프리미엄 제공양식으로, ‘휴가신청서/지출결의서/구매요청서‘ 가 있습니다. 간단한 데이터 값을 입력하면, 최종승인된 후 통계 메뉴에서 확인할 수 있습니다.
  • Upload Form
    : 한글HWP, PDF, MS파일을 그대로 업로드해 기안하는 형식입니다. 업로드된 파일은 타 문서와 같이 글을 작성할 수 없습니다.

 


3. 프로세스(결재선) 설정하기

문서를 작성한 다음, 결재선을 설정하세요.

 

1)  프로세스 설정 영역에서  [프로세스 설정] 버튼을 클릭합니다.

 

– 직접설정으로 등록

직접설정 ‘ 에서 결재자를 추가합니다.

 

① 승인자, 협조자 추가

‘모두’ 승인/반려가 가능한 결재자. 명칭만 구분

  1. ‘조직원‘에서 담당자를 선택합니다.
  2. [승인자 ▷] 또는 [협조자 ▷] 를 클릭합니다.

 

② 합의자 추가

‘합의자’는 결재 순서가 동일한 단계에 결재요청을 받는 승인자들을 말함.모든 합의자가 승인을 완료해야만, 다음 단계로 이동됨.

  1. ‘조직원‘에서 담당자를 2명 이상 선택합니다.
  2. [합의자 ▷] 를 클릭합니다.

 

③ 수신자, 회람자 추가

‘수신자’는 최종승인 문서를 확인가능. ‘회람자’는 기안시점부터 완료까지의 ‘진행 상황’을 확인가능.

  1. ‘조직원’에서 담당자를 선택합니다.
  2. [회람자 ▷] 또는 [수신자 ▷] 를 클릭합니다.

 

④ 외부수신자 추가

공동연락처에 등록된 ‘외부관계자’. 최종승인되면 이메일로 확인가능.

  1. ‘공동연락처’에서 담당자를 선택합니다.
  2.  [외부수신자 ▷] 를 클릭합니다.

 


– 불러오기(Import) 로 등록

관리자가 미리 등록해둔 ‘공동 프로세스’를 불러와 적용할 수 있습니다.

 

1)  프로세스 설정 영역에서  [프로세스 설정] 버튼을 클릭합니다.

 

2) ‘Import 탭‘ 을 클릭합니다.

3) 공동 프로세스에 마우스를 올려 [적용] 을 클릭합니다.

4) 프로세스 설정 창의 [확인] 을 클릭합니다.

 


 

[premium] 기안자가 직접선택 추가

관리자가 미리 결재선을 설정한 양식의 기능입니다.

결재선에 “기안자가 직접 선택” 이 보인다면, 말풍선의 관리자 메세지를 확인하세요.

 

1)  프로세스 설정 영역에서  [프로세스 설정] 버튼을 클릭합니다.

2) 프로세스(결재진행 순서) > ‘기안자가 직접 선택’의 [+플러스] 버튼을 클릭합니다.

3) 리스트에서 담당자를 선택하고 [확인] 을 클릭합니다.

4) 프로세스 설정 창의 [확인]을 클릭합니다.

 

 


4. 파일첨부 / 관련문서 첨부

– 첨부파일 (PC에서)

PC에 저장된 파일을 추가합니다.

1) 오른쪽 프로세스 설정 바에서 [클립] 을 클릭합니다.

2) ‘첨부파일’의 [클립] 을 클릭합니다.

3)  파일을 선택한 다음 [열기] 를 클릭해 추가합니다.

 

– 첨부파일 (Google 드라이브에서)

Google드라이브에 저장된 파일을 추가합니다.

1) 오른쪽 프로세스 설정 바에서 [클립] 을 클릭합니다.

2) ‘첨부파일’의 [구글드라이브 로고] 를 클릭합니다.

3)  (팝업차단 확인) ‘파일선택 팝업’에서 파일을 선택한 다음, [선택] 을 클릭합니다.

 

– 관련문서 

이미 승인된 문서, 반려된 문서 등 나와 관련있는 문서를 첨부합니다.

1) 오른쪽 프로세스 설정 바에서 [클립] 을 클릭합니다.

2) ‘관련문서’의 [+] 를 클릭합니다.

3) 문서제목 앞의 ㅁ체크박스 를 선택한 다음, [확인] 을 클릭합니다.

 


5. 의견 등록

 

1) 오른쪽 프로세스 설정 바에서 [말풍선] 을 클릭합니다.

2) 의견을 입력한 다음, [전송을 클릭합니다.

알림받을 사람을 지정하려면, 다음과 같이 설정해주세요.
  1. [사람 아이콘] 을 클릭하고, 알림받을 사람을 선택하여 추가합니다.
  2. 의견을 입력한 다음, [전송] 합니다.

 


6.  [Premium] 캘린더 등록

캘린더와 연동된 양식을 작성한다면, '캘린더 설정'을 해야만 합니다.

 

1) 오른쪽 프로세스 설정 바에서 [캘린더] 을 클릭합니다.

2) ‘제목’과 ‘시작날짜~종료날짜’ 를 입력합니다.

3) [저장] 을 클릭하여 등록합니다.

 


7. 문서제목 변경하기

이미 양식에 등록된 제목을 변경할 수 있습니다.

 

1) 문서작성, 결재 프로세스 설정을 모두 끝냈다면,

2) [기안하기] 를 클릭합니다. 다시한번 [확인] 을 클릭해 완료합니다.

 


8. 기안하기

 

1) 문서작성과 결재선 설정을 모두 끝냈다면, 상단의 [기안하기] 를 클릭합니다.

2) 다시한번 [확인] 을 클릭해야 완료됩니다.

 


기안취소, 재기안하기

 

기안 취소하기

첫 번째 승인자가 승인을 하기 전까지, 기안자는 기안을 취소할 수 있습니다.

 

1) Workflow 문서 메뉴 > 기안문서 메뉴 에 접속합니다.

2) ‘기안취소할 문서’의 [preview] 를 클릭합니다. (카드 View일 땐 ‘문서명’을 클릭)

3) ‘문서 프리뷰’ 페이지에서 [기안취소] 를 클릭합니다.

4) 다시한번 [확인] 을 클릭합니다.

5) 기안취소된 문서는 임시문서 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

※ 기안취소가 되면, 첫번째 승인자에게 알림메세지가 발송됩니다.

 

 

재기안 하기

기안자는 최종승인문서, 반려문서를 재기안할 수 있습니다.

 

1) Workflow 문서 메뉴 > 기안문서 메뉴 에 접속합니다.

2) ‘재기안할 문서’를 클릭합니다.

  • 리스트가 ‘카드뷰‘일 경우, 문서제목을 클릭합니다.
  • 리스트가 ‘리스트 뷰‘일 경우, [preview] 를 클릭합니다.

3) ‘문서 프리뷰’ 페이지에서 [재기안(다시작성)] 를 클릭합니다.

4) 다시한번 [확인] 을 클릭합니다.

5) 문서작성 페이지로 이동합니다.

※ 최종승인문서를 재기안하면, 이전 문서내용이 복사되지 않습니다.

※ 반려문서를 재기안하면, 이전 문서내용이 그래도 복사됩니다.

※ 내가 결재선에 포함되어있었던 문서들을 모두 재기안할 수 있습니다.

 


기안문서 작성 카테고리

 

최근 기안문서

내가 기안한 문서 중 최종승인까지 완료된 문서 리스트입니다. 리스트의 문서를 클릭하면 재기안이 가능합니다.

 


즐겨찾는 양식

공동양식이나 나의 양식에서 내가 자주 사용하는 문서를 즐겨찾는 양식으로 등록해 한 페이지에서 모아보실 수 있습니다.

 

○ 즐겨찾는 양식 등록 방법

1) ‘기안문서 작성 > 공동양식 or 나의 양식‘ 메뉴를 선택합니다.

2) 각 양식명 앞의 [☆] 을 클릭하시면 즐겨찾는 양식으로 등록됩니다.

 


공동양식

조직에서 공동으로 사용하는 양식입니다. 관리자가 조직에서 사용하는 양식을 미리 등록해두면 모든 조직원들이 함께 사용할 수 있습니다.

※ 공동양식 등록 방법은 문서양식 등록 및 관리 포스팅을 참고바랍니다.

 


나의 양식

직접 개인 양식을 만들어서 사용할 수 있습니다. 나의 양식 리스트는 다른 사람에게는 보이지 않고 작성자 개인에게만 보입니다.

나의 양식 등록 방법

1) ‘기안문서 작성 > 나의 양식’ 메뉴를 선택합니다.

2) 3가지 Form 중 하나를 선택해 제목을 작성합니다.

  • Google Form은 문서형식을 선택하여 직접 만들거나, Google Drive에 등록한 기존 양식을 불러올 수 있습니다.

3) [작성하기] 를 클릭합니다.

4) 원하는대로 양식을 편집한 뒤, [저장] 을 클릭합니다.

 


자유기안

Web Form, Upload Form, Google Form으로 문서를 직접 작성하거나, Google Drive에 있는 기존 문서를 불러와 자유형식으로 기안할 수 있습니다.

 

Updated on 7월 14, 2017

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