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문서 양식 기본 설정

직원들이 기안문서를 이용하려면,

  1. 양식이 필요합니다. 문서 카테고리를 먼저 설정한 다음, 양식을 등록하세요.
  2. 기존에 사용하던 양식을 이용하려면, 구글문서 또는 웹폼으로 제작하여 등록해야합니다.
  3. 만약 마땅한 양식이 없다면, Docswave에서 무료로 제공하는 ‘Docswave 제공양식‘을 이용할 수 있습니다.

문서 카테고리 설정 

양식 종류별로 분류할 수 있는 카테고리입니다. 문서 카테고리를 만들면, 마스터계정의 구글 드라이브 폴더 안에 카테고리명의 폴더가 생성됩니다.

 

1. 카테고리 추가하기

1) 관리자 메뉴 > ‘문서양식‘ 메뉴에 접속합니다.

2) [카테고리 추가] 를 클릭합니다.

3) ‘카테고리명’을 입력한 다음, √ 체크 를 클릭합니다.

 

2. 카테고리 이름 변경하기

1) ‘변경할 카테고리’에 마우스를 올린 다음, 펜(pen) 모양을 클릭합니다.

2) ‘카테고리 명’을 변경한 다음, √ 체크 를 클릭합니다.

 

3. 카테고리 위치 변경하기

1) 카테고리 앞의 를 마우스 커서로 클릭한 상태에서

2) 드래그하여 원하는 위치로 변경합니다.

 

4. 카테고리 삭제하기

1) ‘삭제할 카테고리‘에 마우스 커서를 올린 후, [휴지통] 을 클릭합니다.

2) ‘문서 카테고리를 삭제하시겠습니까’의 [확인] 을 클릭합니다.

※ 카테고리에 양식이 존재한다면, 다른 카테고리로 양식을 이동 또는 삭제해야합니다.


양식 등록하기

관리자가 양식을 등록할 수 있습니다.

 

 

※ 양식 종류 (포맷)

 

1. 프리미엄 폼 (Premium Form) 

: [유료양식]
Docswave가 제공하는 양식으로써 휴가신청서, 지출결의서 등이 있습니다. 양식에 입력된 내용은 각 통계 기능과 연결되어 있으며, 직원들의 휴가내역 또는 지출/구매 내역 등을 한 눈에 확인할 수 있게 도와줍니다.

2. 웹폼 (Web Form)

: [무료양식]
웹 에디터(Web Editor)를 활용한 양식입니다. 인터페이스가 깔끔하고 이용속도가 매우 빠릅니다. 숫자계산이 필요없는 문서양식(보고서, 기획서, 회의록 등)에 적합합니다.

웹폼은 데이터 태그(Data tag)를 활용할 수 있습니다.

3. 구글 문서 양식 (Google Docs Form) 

: [무료양식]
Google 문서도구를 활용한 무료 양식입니다. Google 문서도구란 구글에서 제공하는 Google Docs, Google Sheets, Google Slides로 작성이 가능합니다. MS오피스의 엑셀, 워드, 프레젠테이션과 호환됩니다. Google의 뛰어난 보안기술을 통해 매우 안전합니다.

4. 업로드폼 (Upload Form) 

: [무료양식]
MS Office문서, PDF, 한글 파일 등을 그대로 이용할 수 있게 돕습니다. MS문서나 HWP 파일로만 작성되어야 하는 문서나 공문, 계약서 그리고 복잡한 서식의 엑셀 문서 등을  업로드하여 기안 할 수 있습니다.

 

 


 

양식 직접 등록하기

 

1) 관리자 메뉴 > ‘문서양식‘ 메뉴에 접속합니다.

2) [+양식등록] 을 클릭합니다.

3)  ‘직접등록‘ 을 클릭합니다.

 

 

1.  Google Form 등록 

1) Google 문서  Form 등록의 ‘선택‘ 을 클릭합니다.

2) Google Docs, Google Sheets, Google Slide 또는 Google Drive에서 불러오기 를 선택합니다.

3) ‘제목‘을 입력합니다.  [작성하기] 를 클릭합니다.

4) 양식을 만듭니다. [저장] 을 클릭합니다.

 

2.  Web Form(웹폼) 등록 

1) Web Form 등록의 ‘제목‘을 입력한 다음, [작성하기] 을 클릭합니다.

2) ‘에디터(Editor)‘ 기능을 이용하거나, ‘코드보기(</>)‘ 로 웹(HTML) 양식을 만듭니다.

3) 양식을 만들었으면, [저장] 을 눌러 완료합니다.

※양식에 기안자정보와 기안일을 자동입력하고 싶다면? (데이터 태그 이용하기 )

 

3.  Upload Form 등록

1) Upload Form 등록의 ‘제목‘을 입력합니다.

2) [작성하기] 를 클릭합니다.

3) 화면 중앙의 [파일선택] 을 클릭한 다음, MS/한글/PDF 등의 양식을 업로드합니다.

4) [저장] 을 클릭하여 완료합니다.

 


양식 설정하기

 

1. 양식 제목 변경하기

 

1) 오른쪽 사이드 바의 ‘문서양식 제목’ 의 [변경하기] 클릭합니다.

2) ‘문서양식 제목’ 의 입력칸 내용을 변경하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

3) 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

 

2. 양식 설명 입력하기

기안자가 어떻게 양식을 이용해야하는지 설명 입력해주세요. ‘기안문서 작성’ 에서 양식을 선택하면 확인할 수 있습니다.

1)  오른쪽 사이드 바의 [양식설명 입력] 을 클릭합니다.

2) 기안자들이 양식을 이용하는 방법에 대한 설명을 입력한 다음, [확인] 을 클릭합니다.

3) 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

 

3. [Premium] 양식과 캘린더 연동, 결재선 지정, 제목규칙 설정

 

프리미엄 이용조직은 양식과 구글 캘린더를 연동할 수 있고, 양식별로 제목규칙을 설정할 수 있습니다. 또한 양식에 프로세스(결재선)을 미리 등록해두어 기안문서를 편리하게 이용할 수 있습니다.

 

 


Docswave 제공양식으로 등록

 

Docswave의 제공양식을 복사하여 이용할 수 있습니다.

1) 관리자 > ‘문서양식‘ 에 접속합니다.

2) [+양식등록] 을 클릭합니다. ‘Docswave 제공양식‘ 을 클릭합니다.

 

 

1. Web Form 양식 복사

1) ‘Web Form‘ 탭에서 원하는 양식을 선택합니다.

2) 상단의 [선택 문서 사용] 을 클릭합니다.

3) ‘문서카테고리‘ 를 선택한 다음, [확인] 을 클릭합니다.

4) 복사된 양식은 ‘문서양식 리스트‘ 에서 확인할 수 있습니다.

 

2. Google Docs 복사 

1) ‘Google Docs‘ 탭에서 원하는 양식을 선택합니다.

2) 상단의 [선택 문서 사용] 을 클릭합니다.

3) ‘문서카테고리‘ 를 선택한 다음, [확인] 을 클릭합니다.

4) 복사된 양식은 ‘문서양식 리스트‘ 에서 확인할 수 있습니다.

※ 문서양식을 복사하는데 5분 정도의 시간이 소요됩니다.

 

3. Premium Form 복사 

1) ‘Premium Form‘ 탭에서 원하는 양식을 선택합니다.

2) 상단의 [선택 문서 사용] 을 클릭합니다.

3) ‘문서카테고리‘ 를 선택한 다음, [확인] 을 클릭합니다.

4) 복사된 양식은 ‘문서양식 리스트‘ 에서 확인할 수 있습니다.

 


양식 카테고리 변경하기

 

1) 문서양식 리스트에서 ‘양식’을 선택합니다.

2) [양식편집] 을 클릭하고 ‘카테고리 변경‘ 을 클릭합니다.

3) ‘변경할 문서카테고리‘ 를 선택한 다음 [확인] 을 클릭합니다.

 


양식 삭제하기

 

1) 문서양식 리스트에서 ‘양식’을 선택합니다.

2) [양식편집] 을 클릭하고 ‘삭제‘ 를 클릭합니다.

  • 양식 상세화면 에서도 삭제할수 있습니다.

 

 

Updated on 7월 2, 2017

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