공통 연락처 이용하기

Docswave 조직원들은,

  1. 공통 연락처를 통해 협력처나 파트너, 고객에 대한 정보를 입력할 수 있습니다.
  2. 입력한 연락처를 조직내 다른 직원들과 공유할 수 있습니다.
  3. 등록된 연락처는 기안문서 작성시 ‘외부수신자’로 문서를 공유할 수 있습니다.

공통 연락처 그룹 관리하기

전 조직원들이 공용으로 관리하는 연락처 그룹입니다.

1. 그룹 추가하기

(1) 공통 연락처 메뉴로 이동합니다.

(2) 좌측 상단에 있는 [그룹관리] 버튼을 클릭합니다.

(3) 그룹명을 입력합니다.

(4) [+] 버튼을 클릭합니다.

2. 그룹 수정하기

기본적으로 설정되어있는 협력처, 고객, 기타 그룹은 수정이 불가합니다.

(1) 공통 연락처 메뉴로 이동합니다.

(2) 좌측 상단에 있는 [그룹관리] 버튼을 클릭합니다.

(3)수정할 그룹명에 마우스 커서를 올립니다.

(4) [펜(pen)] 을 클릭합니다.

(5) 그룹명을 수정합니다.

(6) 체크를 클릭합니다.

3. 그룹 삭제하기

기본적으로 설정되어있는 협력처, 고객, 기타 그룹은 삭제가 불가합니다.

(1) 공통 연락처 메뉴로 이동합니다.

(2) 좌측 상단에 있는 [그룹관리] 버튼을 클릭합니다.

(3) 삭제할 그룹에 마우스 커서를 올립니다.

(4) [휴지통]을 클릭합니다.

(5) [확인] 을 클릭합니다.

 


연락처 기본설정

전 조직원들이 공용으로 추가/관리하는 연락처입니다.

1. 연락처 직접(개별) 추가하기

(1) 공통 연락처 메뉴로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단에 있는 [+ 연락처 추가▼] 버튼을 클릭합니다.

(3) [직접추가] 버튼을 클릭합니다.

(4) 기재할 항목을 입력합니다.

‘이름’ 항목은 필수 입력항목입니다.

(5) [만들기] 를 클릭합니다.

 

2. Google Contacts로 공동연락처 추가하기

Google Contacts에 등록되어있는 주소록을 불러와 공동연락처에 추가할 수 있습니다. Google Contacts에 등록된 메일 주소가 외부수신자로 문서가 공유가 메일 주소가 됩니다. Google Contacts로 공동연락처 추가시 그룹이 없이 등록이 됩니다. 별도의 그룹 설정을 원하는 경우, 연락처 편집을 해주세요.

(1) 공동연락처 메뉴로 이동합니다.

(2) [+ 연락처 추가▼]를 클릭합니다.

(3) [Google Contacts]를 클릭합니다.

(4) 추가할 인원 앞에 체크박스를 클릭합니다.

(5) [확인] 버튼을 클릭합니다.

Google Contacts의 연락처가 나오지 않는다면, Docswave를 로그아웃 한 후, 재시도 해주세요.

 

3. Excel Upload로 공동연락처 추가하기

Excel Upload로 공동연락처 일괄적으로 추가할 수 있습니다. 중복되는 연락처가 있을 경우, Excel Upload에 등록된 정보로 업데이트 됩니다.

(1) 공통 연락처 메뉴로 이동합니다.

(2) [+ 조직원 추가▼]를 클릭합니다.

(3) [Excel Upload]를 클릭합니다.

(4) [입력양식 다운로드]를 클릭합니다.

(5) 다운받은 Excel 파일에 연락처 정보를 입력 후 저장합니다.

  • 입력시 Group 항목에는 External Group Info 시트의 Code No.를 입력합니다. (예 : 협력처 – 36206)
  • 나머지 항목들은 텍스트로 입력합니다.

(6) [폴더] 아이콘을 클릭합니다.

(7) 입력완료 된 Excel 파일을 불러옵니다.

(8) [확인]을 클릭합니다.

4. 연락처 편집하기

(1) 공통 연락처 메뉴로 이동합니다.

(2) 편집할 조직원의 이름을 클릭합니다.

(3) 수정할 사항을 편집합니다.

(4) [저장]을 클릭합니다.

5. 연락처 그룹 변경하기

(1) 공통 연락처 메뉴로 이동합니다.

(2) 그룹을 변경할 연락처 이름 앞 체크박스를 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단에 생성된 [연락처 편집▼]을 클릭합니다.

(4) [그룹 변경]을 클릭합니다.

(5) 변경할 그룹을 박스에서 선택합니다.

(6) [확인]을 클릭합니다.

 

6. 연락처 삭제하기

(1) 공통 연락처 메뉴로 이동합니다.

(2) 그룹을 변경할 연락처 이름 앞 체크박스를 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단에 생성된 [연락처 편집▼]을 클릭합니다.

(4) [선택 삭제]를 클릭합니다.

(5) [확인]을 클릭합니다.

 

7. 내가 등록한 연락처만 확인하기

(1) 공통 연락처 메뉴로 이동합니다.

(2) 화면 중앙에 있는 [내가 등록한 연락처]를 클릭합니다.

 

Updated on 2018년 7월 2일

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