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[워크플로우 관리] 공통 프로세스 관리 설정 방법

공통 프로세스 관리를 설정하면,

  1. 조직원 모두가 이용할 수 있도록 프로세스를 미리 등록할 수 있습니다.
  2. 주로 사용하는 프로세스를 미리 등록해놓으면 프로세스 설정 시 불러오기를 통해 간편하게 기안할 수 있습니다.

공통 프로세스 관리 메뉴는 [워크플로우 관리] 권한이 있는 관리자만 접근이 가능합니다.


공통 프로세스 관리하기

1. 공통 프로세스 추가하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 프로세스 관리‘ 로 이동합니다.

(2) 우측 상단 [+] 버튼을 클릭합니다.

(3) ‘공통 프로세스 명’‘공통 프로세스 설명’ 을 입력합니다.

(4) 조직도에서 결재자를 선택합니다.

① 승인자, 협조자 추가

승인자와 협조자는 ‘모두’ 승인/반려가 가능한 결재자입니다. ;Docswave 에서는 아래와 같이 구분하여 사용합니다.

  • 승인자 : 해당 기안 문서에 대해 직접적 연관이 있는 결재자
  • 협조자 : 해당 기안 문서에 대해 협조해야 할 유관 부서 결재자
  1. 조직도에서 해당 조직원을 클릭하여 선택합니다.
  2. [승인자 ▷] 또는 [협조자 ▷] 를 클릭하여 설정합니다.

② 합의자 추가

‘합의자’는 결재 순서가 동일한 승인자입니다.

  • 합의자는 2명 이상의 조직원을 선택해야 설정이 가능합니다.
  • 설정된 합의자가 모두 승인을 해야 다음 프로세스로 결재 단계가 넘어갑니다.
  • 합의자 한 명이라도 반려를 하면 해당 문서는 최종 반려됩니다.
  • 1명의 조직원을 합의자로 설정 시 자동으로 협조자로 변경됩니다.
  • 합의자 승인 후 승인 취소는 불가합니다.
  1. 조직도에서 해당 조직원을 클릭하여 선택합니다.
  2. [합의자 ▷] 를 클릭합니다.

③ 수신자, 회람자 추가

  • ‘수신자’는 해당 문서가 최종 승인이 완료되면 알림을 받습니다.
  • ‘회람자’는 기안 시점부터 완료까지의 모든 진행 상황의 알림을 받습니다.
  1. 조직도에서 해당 조직원을 클릭하여 선택합니다.
  2. [회람자 ▷] 또는 [수신자 ▷] 를 클릭합니다.

④ 외부수신자 추가

공통 연락처에 등록된 ‘외부 수신자’를 추가합니다. 기안 문서가 최종 승인되면 외부수신자의 메일로 문서가 발송됩니다.

  1. ‘연락처’ 에서 해당 담당자를 선택합니다.
  2.  [수신자 ▷] 를 클릭합니다.

⑤ [프리미엄] 기안자가 직접 선택

프리미엄 서비스를 이용하면 기안자에 따라 결재자가 다를 경우 기안자가 직접 선택할 수 있도록 설정할 수 있습니다.
(ex. 각 부서의 팀장을 추가하세요.)

1) ‘직접 선택’ 탭을 클릭합니다.

2) 입력 칸에 지시사항을 입력하고 [저장] 을 클릭합니다.

3) 등록한 지시사항을 선택하고 해당하는 [결재자 ▷] 를 클릭하여 등록합니다.

4) [확인] 을 클릭하면 해당 프로세스가 등록됩니다.

2. 공통 프로세스 수정하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > 공통 프로세스 관리’ 로 이동합니다.

(2) 변경할 공통 프로세스의 ‘프로세스 명’ 을 클릭합니다.

(3) 프로세스 명, 프로세스 등의 내용을 수정합니다.

(4) [확인] 을 클릭해 저장합니다.

3. 공통 프로세스 복사하기

공통 프로세스 복사 기능을 사용하면 유사한 공통 프로세스를 간편하게 만들 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 프로세스 관리’ 로 이동합니다.

(2)  ‘복사할 공통 프로세스’ 의 우측 [복사 모양] 아이콘을 클릭합니다.

(3) [확인] 을 클릭합니다.

  • 복사된 공통 프로세스의 이름 뒤에는 ‘_COPY’ 텍스트가 붙습니다.

4. 공통 프로세스 삭제하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > 공통 프로세스 관리’ 로 이동합니다.

(2)  ‘삭제할 공통 프로세스’ 좌측 [체크박스] 를 선택합니다.

(3) 우측 상단 [휴지통] 모양의 버튼을 클릭합니다.

(4) [확인] 을 클릭합니다.

Updated on 2020년 6월 19일

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Comments

  1. 강제적으로 팀마다 팀장을 결제라인으로 넣을 수는 없는지요?

  2. 안녕하세요, Docswave 운영팀입니다.
    팀별 팀장의 경우, “기안자가 직접 선택”을 통해 기안자가 본인의 팀 팀장을 선택하시도록 설정하는 것을 권장드립니다.
    감사합니다.

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