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공통 프로세스 관리 이용 방법 (구 : 공동 프로세스)

공통 프로세스 관리를 이용하면,

  1. 조직원 모두가 이용할 수 있도록 프로세스를 미리 등록할 수 있습니다.
  2. 주요 사용하는 프로세스를 미리 등록하면 프로세스 설정시 불러오기를 통해 간편하게 기안할 수 있습니다.

공통 프로세스 관리 메뉴는 워크플로우 관리 권한이 있는 관리자만 접근이 가능합니다.


공동프로세스 관리하기

1. 공동프로세스 추가하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 프로세스 관리‘ 로 이동합니다.

(2) [추가하기] 를 클릭합니다.

(3) ‘공동 프로세스 명‘ 을 입력합니다.

(4) 등록할 결재 담당자들을 선택합니다. 조직도에서 부서를 클릭하여 조직원을 선택하거나, 아래 조직원 명에서 선택합니다.

① 승인자, 협조자 추가

승인자와 협조자는 ‘모두’ 승인/반려가 가능한 결재자입니다. 조직에 따라 구분하여 사용합니다.

  • 승인자 : 해당 기안문서에 대해 직접적 연관이 있는 결재자
  • 협조자 : 해당 기안문서 건에 대해 협조해야할 유관 부서 결재자
  1. ‘조직도’ 또는 ‘조직원’  에서 담당자를 선택합니다.
  2. [승인자 ▷] 또는 [협조자 ▷] 를 클릭합니다.

 

② 합의자 추가

‘합의자’는 결재 순서가 동일한 승인자입니다.

  • 모든 합의자가 승인을 해야 다음 프로세스로 결재 단계가 넘어갑니다.
  • 한명의 합의자라도 반려하면, 해당 문서는 최종 반려처리 됩니다.
  • 합의자가 승인한 것은 승인취소가 되지 않습니다.
  1. ‘조직도’ 또는 ‘조직원‘에서 담당자2명 이상 선택합니다.
  2. [합의자 ▷] 를 클릭합니다.

 

③ 수신자, 회람자 추가

  • ‘수신자’는 최종승인 문서를 확인할 수 있습니다.
  • ‘회람자’는 기안시점부터 완료까지의 ‘진행 상황’을 확인할 수 있습니다.
  1. ‘조직도’ 또는 ‘조직원’  에서 담당자를 선택합니다.
  2. [회람자 ▷] 또는 [수신자 ▷] 를 클릭합니다.

 

④ 외부수신자 추가

공동연락처에 등록된 ‘외부관계자’를 추가합니다. 기안문서가 최종 승인되면 외부수신자의 메일로 문서가 발송됩니다.

  1. ‘공동연락처’에서 담당자를 선택합니다.
  2.  [외부수신자 ▷] 를 클릭합니다.

 

⑤ [Premium] 기안자가 직접 선택

프리미엄 서비스를 이용하면, 기안자에 따라 결재자가 다를 경우에 기안자가 직접 선택할 수 있도록 설정할 수 있습니다.
(ex. 각 부서의 팀장을 추가하세요.)

1) ‘기안자가 직접 선택을 클릭합니다.

2) 입력 칸에 지시사항을 입력하고 [ 저장 ] 을 클릭합니다.

3) 등록한 지시사항을 선택하고, 해당하는 [ 결재자 ▷] 를 클릭하여 등록합니다.

4) 이전 팝업에서 [확인]을 클릭하면, 등록됩니다.

4) 조직원 리스트에서 담당자를 선택한 다음,
[승인자], [협조자], [수신자], [합의자], [회람자] 등의  [결재자▷] 권한를 클릭해 지정합니다.

5) [확인] 을 클릭합니다.

2. 공동프로세스 수정하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 프로세스 관리‘ 로 이동합니다.

(2) ‘변경할 공동프로세스’ 의 오른쪽 펜(pen) 모양을 클릭합니다.

(3) 제목, 프로세스 등의 내용을 수정합니다.

(4) [확인] 을 클릭해 저장합니다.

3. 공동프로세스 복사본 만들기

공동프로세스 복사 기능을 사용하면, 유사한 공동프로세스를 간편하게 만들 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 프로세스 관리‘ 로 이동합니다.

(2)  ‘복사할 공동프로세스’ 오른쪽 [복사] 를 클릭합니다.

(3) [확인] 을 클릭합니다.

  • 복사된 공동프로세스의 이름 뒤에는 ‘_COPY’ 텍스트가 붙습니다.

4. 공동프로세스 삭제하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 프로세스 관리‘ 로 이동합니다.

(2)  ‘삭제할 공동프로세스’ 오른쪽 [휴지통] 을 클릭합니다.

(3) [확인] 을 클릭합니다.

Updated on 2018년 7월 2일

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