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[Premium] 증명서 발급관리 설정

증명서 발급관리에서는,

  • 조직원들이 신청한 증명서를 발급할 수 있습니다.
  • 조직원들에게 발급한 증명서의 내역들을 확인할 수 있습니다.
  • 발급할 증명서의 양식을 관리할 수 있습니다.

증명서 발급 기능 초기 설정 방법은 아래와 같습니다.

  1. 발급할 증명서의 양식을 등록/편집합니다. (양식관리)
  2. 조직원이 신청한 증명서를 승인하여 발급합니다. (승인할 문서)
  3. 발급된 증명서 내역을 확인합니다. (증명서 발급 내역)

증명서 발급  관리메뉴는 인사관리 권한이 있는 관리자만 접근이 가능합니다.


증명서 양식 관리

조직원들에게 발급할 증명서의 양식을 추가 및 관리  증명서 양식 사용 시 2가지 방법으로 사용 가능하며, 웹폼으로 등록됩니다.

  • Docswave에서 제공하는 양식 : 재직증명서, 경력증명서
  • 조직에서 직접 등록

웹폼은 웹 에디터(Editor)로 작성하는 문서형식으로 속도가 빠릅니다. 문서 안에 ‘데이터 태그‘가 적용되어있으면 기안자의 정보를 자동으로 불러옵니다. (서식/함수 적용불가)

 

1. 증명서 등록하기

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.

(2) [양식관리] > [ + 양식등록] 을 클릭합니다.

(3) 양식 등록 화면에서 양식을 만듭니다.

  • 양식 등록 부분에 사용하는 양식을  복사 붙여넣기 (Ctrl + C, Ctrl + V) 합니다.
  • 소스‘ 로 양식을 만듭니다.

(4) 승인자명과 직인을 이미지화 하여 증명서 하단에 입력합니다.

  • Docswave 기본 제공 양식의 경우 하단 [이 부분에 회사명 & 직인을 이미지로 넣어주세요.] 자리에 이미지를 삽입합니다.

(5) 양식 제목을 수정합니다.

(6) 양식의 [저장]을 클릭합니다.

2. 데이터 태그를 이용하여 증명서 항목 입력하기

데이터 태그를 이용하면 증명서 신청 시 조직원 정보를 자동으로 입력할 수 있습니다. 해당 데이터 태그란에 증명서 신청 시 발급 내용이 입력됩니다.

조직원 정보에서 증명서 발급에 필요한 정보들이 입력되어있으면, 증명서 신청시 자동으로 입력됩니다. 조직원 정보 편집은 나의 정보 또는 조직도/조직원 관리에서 수정 가능합니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.

(2) 증명서를 발급할 증명서 양식을 선택합니다.

(3) 발급 항목에 데이터 태그를 입력합니다.

  • Docswave가 제공되는 데이터 태그가 있는 경우 : 양식 등록 오른쪽 [입력데이터 보기] 에서 항목별 데이터 태그를 클릭 후, 각 항목에 붙여넣습니다. (Ctrl + v)
  • Docswave가 제공되는 데이터 태그가 없는 경우 : [입력 데이터 관리] 에서 추가합니다. 추가된 데이터 태그를 클릭한 후, 각 항목에 붙여넣습니다.

(4) 양식의 [저장]을 클릭합니다.

3. 양식 설명 입력하기

증명서 신청시 안내 사항이 필요하면, 양식 설명을 통해 신청자에게 안내할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.

(2) 양식 설명을 입력할 증명서 양식을 선택합니다.

(3) 양식 설명 입력을 클릭합니다.

(4) [확인]을 클릭합니다.

(5) 양식의 [저장]을 클릭합니다.

4. 증명서 신청 시 알림 받을 사람 지정하기

증명서에 발급 신청이 되면, 해당 증명서 발급에 대한 알림을 받을 조직원을 선택할 수 있습니다. 지정 이후 증명서 신청이 들어오면 메일/슬랙 메신저로 알림이 발송됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.

(2) 증명서 신청시 알림 받을 양식을 선택합니다.

(3) 알림받을 사람의 [선택]을 클릭합니다.

(4) 알림받을 조직원을 [클릭]합니다.

(5) [확인]을 클릭합니다.

(6) 양식의 [저장]을 클릭합니다.

 

5. 증명서 항목 입력 데이터 관리하기

제공되는 데이터 태그 중 양식에 필요한 항목이 없으면, [입력 데이터 관리하기] 에서 해당 사항들을 입력할 수 있도록 추가할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.

(2) [양식관리] > [원하는 증명서 제목]을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 입력 데이터 관리 [설정]을 클릭합니다.

  • 입력데이터 항목명 수정시 : [펜(Pen)] 모양을 클릭합니다.
  • 입력데이터 삭제시 : [휴지통] 모양을 클릭합니다.
  • 입력데이터 순서 변경시 : 항목 앞의 [≡] 를 선택 후, 드래그 해 순서를 변경합니다.

(4) 필요시 데이터 항목을 [입력데이터 관리] > [항목 추가] 를 클릭하여 추가합니다.

  • 새로 생성되는 창에서도 입력데이터 항목명을 수정/삭제/순서 변경이 가능합니다.
  • 입력데이터 추가는 오른쪽 [입력 데이터 생성]에서 가능합니다.
  • 이름 입력: 증명서 양식에 넣을 항목명입니다.
  • 데이터 태그 입력 : 증명서에 신청시 입력될 조직원들의 정보입니다. 필수적으로 입력되어야하며, 해당 데이터 태그가 있어야만 증명서를 발급할 조직원들의 정보를 양식에 입력할 수 있습니다.
  • 조직원 정보 이외의 것 (예시 – 주민등록번호 등)은 별도의 데이터 태그를 만들어야합니다. 데이터 태그는 영문으로 입력해야하며 태그 양식은 자유입니다. (예시 – *[personal.number]* : 생성한 데이터 태그가 있는 항목에 조직원이 본인의 정보를 수기로 입력하면, 증명서에 그대로 출력이 됩니다.
  • 설명 입력 : 증명서 신청시 조직원들이 입력할 항목에 안내 역할로 표시됩니다.

6. 증명서 편집하기

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.

(2) [양식 관리]  > [편집할 증명서 제목] 을 클릭합니다.

(3) 양식 편집 화면이 나오면 등록된 양식의 항목을 수정합니다.

(4) 양식 항목의 입력 데이터 수정을 원한다면, [입력 데이터 보기] 에서 수정할 데이터 태그를 클릭 후, 해당 항목에 붙여넣기합니다. (Ctrl +v)

(5) 양식 설명에 대한 수정이 필요하다면 [양식 설명]을 클릭 후, 수정합니다.

(6) 해당 양식의 증명서를 조직원이 신청할시, 알림 받을 조직원을 선택합니다. 메일/슬랙 메신저로 알림을 받을 수 있습니다.

(7) 양식 제목 변경을 원한다면, [변경하기] 를 클릭하여 제목을 변경합니다.

(8) 오른쪽 메뉴 상단 [저장] 을 클릭합니다.

7. 증명서 삭제하기

사용하지 않는 증명서를 삭제할 수 있습니다. 양식 삭제시 복구가 되지 않으니, 신중히 삭제해주세요.

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.

(2) [양식 관리]  탭을 클릭합니다.

(3) 삭제할 양식 있는 행에 커서를 올립니다.

(4) 오른쪽의 [휴지통] 을 클릭합니다.

  • 증명서 편집화면 에서도 삭제할 수 있습니다.


증명서 승인/반려하기

조직원들이 신청한 증명서를 발급할 수 있는 메뉴입니다.

  • 검색을 통해 조건에 따라 승인할 증명서를 확인할 수 있습니다.

1. 증명서 승인/반려하기

증명서를 승인하면, 증명서가 발급됩니다.

  • 반려 시 증명서가 발급되지 않습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.

(2) [승인할 문서] 탭의 문서들을 확인합니다.

(3) 확인할 신청서를 클릭합니다.

(4) 내용 확인 후, [승인] 또는 [반려]를 클릭합니다.

  • 승인 결과는 조직원에게 알림 발송됩니다.
  • 반려시 반려 사유를 입력해야합니다.
  • 승인된 증명서는 인쇄할 수 있습니다.
  • 조직원은 증명서 발급 > 신청내역 에서 반려된 증명서의 사유를 확인할 수 있습니다.

 

한번 승인/반려된 증명서는 취소가 되지 않습니다.

2. 입력 데이터 수정하기

조직원이 신청한 증명서의 내용 중 수정이 필요한 부분은 관리자가 수정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.

(2) [승인할 문서] 탭의 문서들을 확인합니다.

(3) 확인할 신청서를 클릭합니다.

(4) [데이터 수정] 탭을 클릭합니다.

(5) 수정할 항목의 입력 데이터를 수정합니다.

(6) [확인] 을 클릭합니다.

 


증명서 발급 내역

조직원들에게 발급된 증명서 내역들을 확인할 수 있습니다. 증명서의 신청자 및 승인자, 처리현황을 확인할 수 있습니다. 반려된 증명서 내역들도 함께 확인이 가능하며, 반려사유도 함께 확인할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.

(2) [증명서 발급내역] 탭을 클릭합니다.

(3) 처리된 증명서들을 확인합니다.

  • 반려사유 확인시 [메세지] 모양 위에 커서를 올리면 사유를 확인할 수 있습니다.

(4) 조건별 확인이 필요하다면, 오른쪽 상단 [돋보기]를 클릭합니다.

(5) 각 조건을 선택 및 입력합니다.

  • 날짜별
  • 제목별
  • 신청자별
  • 승인자별
  • 처리현황별

(6) [검색]을 클릭합니다.

(7) 다시 조건을 선택하려면 [리턴] 버튼을 클릭합니다.

Updated on 2018년 6월 8일

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