[인사 관리] 증명서 발급 관리 설정

증명서 발급 관리에서는,

• [승인할 문서]에서는 조직원들이 신청한 증명서를 승인하여 발급할 수 있습니다.
• [증명서 발급 내역]에서는 발급된 증명서 내역을 확인할 수 있습니다.
• [양식 관리]에서는 증명서 양식들을 관리할 수 있습니다.

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증명서 양식 관리

관리자는 증명서의 양식을 추가 및 수정할 수 있으며 양식은 웹 폼으로 등록됩니다.

• ;Docswave에서는 재직 증명서와 경력 증명서 두 가지 양식을 제공하며 관리자가 양식을 수정할 수 있습니다.
• 두 가지 기본 제공 양식 외에도 관리자가 직접 증명서 양식을 추가하여 사용할 수 있습니다.

1. 증명서 등록하기

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리’로 이동합니다.

(2) [양식 관리]를 클릭합니다.

(3) [+ 양식 등록]을 클릭합니다.

(4) 양식 등록 화면에서 양식을 작성합니다.

• 양식 등록 부분에 사용하는 양식을 복사, 붙여넣기(Ctrl + C, Ctrl + V)하여 입력할 수 있습니다.
• [소스]로 양식을 만들 수 있습니다.

(5) 기업명과 대표이사 성함, 직인을 이미지화하여 증명서 하단에 삽입합니다.

• ;Docswave 기본 제공 양식인 경력 증명서와 재직 증명서의 경우 하단 [주식회사 기업명 대표이사 (인)] 부분에 이미지를 삽입합니다.

(6) 양식 제목을 수정합니다.

(7) 양식의 [저장]을 클릭합니다.

2. 데이터 태그를 이용하여 증명서 항목 입력하기

데이터 태그를 이용하면 증명서 신청 시, 조직원 정보를 자동으로 입력할 수 있습니다.

해당 데이터 태그란에 증명서 신청 시, 발급 내용이 입력됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리’로 이동합니다.

(2) 증명서를 발급할 증명서 양식을 선택합니다.

(3) 발급 항목에 데이터 태그를 입력합니다.

• ;Docswave가 제공되는 데이터 태그가 있는 경우 : 양식 등록 화면 우측 [입력데이터 보기] 에서 항목별 데이터 태그를 클릭하여 복사 후 각 항목에 붙여 넣습니다. (Ctrl + v)
• ;Docswave가 제공되는 데이터 태그가 없는 경우 : [입력 데이터 관리]에서 추가합니다. 추가된 데이터 태그를 클릭하여 복사 후 각 항목에 붙여 넣습니다.

(4) 양식의 [저장]을 클릭합니다.

3. 양식 설명 입력하기

증명서 신청 시 안내 사항이 필요하면 양식 설명을 통해 신청자에게 안내할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리’로 이동합니다.

(2) 양식 설명을 입력할 증명서 양식을 선택합니다.

(3) ‘양식 설명 입력’을 클릭합니다.

(4) [확인]을 클릭합니다.

(5) 양식의 [저장]을 클릭합니다.

• 증명서 발급 메뉴 > 증명서 신청 메뉴 > 양식 설명을 입력한 양식 클릭 시 하단에 양식 설명이 표시됩니다.

4. 증명서 신청 시 알림 받을 사람 지정하기

증명서에 발급 신청이 되면 해당 증명서 발급에 대한 알림을 받을 조직원을 선택할 수 있습니다. 지정 이후 증명서 신청이 들어오면 메일/Slack 메신저로 알림이 발송됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리’로 이동합니다.

(2) 증명서 신청 시, 알림 받을 양식을 선택합니다.

(3) ‘알림 받을 사람’의 [선택]을 클릭합니다.

(4) 알림 받을 조직원을 [클릭]합니다.

(5) [확인]을 클릭합니다.

(6) 양식의 [저장]을 클릭합니다.

5. 증명서 항목 입력 데이터 관리하기

제공되는 데이터 태그 중 양식에 필요한 항목이 없으면 [입력 데이터 관리]에서 해당 사항들을 입력할 수 있도록 추가할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리’로 이동합니다.

(2) [양식 관리] > [원하는 증명서 제목]을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 ‘입력 데이터 관리’ [설정]을 클릭합니다.

• 입력 데이터 항목명 수정 : 우측 [펜] 을 클릭합니다.
• 입력 데이터 삭제 : 우측 [휴지통] 을 클릭합니다.
• 입력 데이터 순서 변경 : 항목 앞의 [≡]를 선택 후 드래그하여 순서를 변경합니다.

(4) 필요 시 데이터 항목을 [입력 데이터 관리] > [항목 추가]를 클릭하여 추가합니다.

• 새로 생성되는 창에서도 입력 데이터 항목명을 수정/삭제/순서 변경이 가능합니다.
• 입력 데이터 추가는 우측 [입력 데이터 관리]에서 가능합니다.
• 이름 입력 : 증명서 양식에 넣을 항목명입니다.
• 데이터 태그 입력 : 증명서에 신청 시 입력될 조직원들의 정보입니다. 필수적으로 입력되어야 하며, 해당 데이터 태그가 있어야만 증명서를 발급할 조직원들의 정보를 양식에 입력할 수 있습니다.
• 조직원 정보 이외의 것 (예시 – 주민등록번호 등)은 별도의 데이터 태그를 만들어야합니다. 데이터 태그는 영문으로 입력해야 하며 태그 양식은 자유입니다. (예시 – *[personal.number]*, *[abc]* : 생성한 데이터 태그가 있는 항목에 조직원이 본인의 정보를 수기로 입력하면, 증명서에 그대로 출력이 됩니다.
• 설명 입력 : 증명서 신청 시 조직원들이 입력할 항목에 안내 역할로 표시됩니다.

6. 증명서 편집하기

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리’로 이동합니다.

(2) [양식 관리]  > [편집할 증명서 제목]을 클릭합니다.

(3) 양식 편집 화면이 나오면 등록된 양식의 항목을 수정합니다.

(4) 양식 항목의 입력 데이터 수정을 원한다면 [입력 데이터 보기]에서 수정할 데이터 태그를 클릭하여 복사 후 해당 항목에 붙여넣기합니다. (Ctrl +v)

(5) 양식 설명에 대한 수정이 필요하다면 [양식 설명]을 클릭 후 수정합니다.

(6) 해당 양식의 증명서를 조직원이 신청할 시에 알림 받을 조직원을 선택합니다. 메일/Slack 메신저로 알림을 받을 수 있습니다.

(7) 양식 제목 변경을 원한다면 [변경하기]를 클릭하여 제목을 변경합니다.

(8) 우측 메뉴 상단 [저장]을 클릭합니다.

7. 증명서 삭제하기

사용하지 않는 증명서를 삭제할 수 있습니다. 양식 삭제 시 복구가 되지 않으니 신중히 삭제해 주세요.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리’로 이동합니다.

(2) [양식 관리] 탭을 클릭합니다.

(3) 삭제할 양식 좌측 체크박스를 선택합니다.

(4) 우측 상단의 [휴지통] 을 클릭합니다.

• 증명서 편집 화면에서도 우측 상단 ‘삭제’를 클릭하여 삭제할 수 있습니다.

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증명서 승인/반려하기

조직원들이 신청한 증명서를 발급할 수 있는 메뉴입니다.

• 검색을 통해 조건에 따라 승인할 증명서를 확인할 수 있습니다.

1. 증명서 승인/반려하기

증명서를 승인하면 증명서가 발급되며 반려 시 발급되지 않습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리’로 이동합니다.

(2) [승인할 문서] 탭의 문서들을 확인합니다.

(3) 확인할 신청서를 클릭합니다.

(4) 내용 확인 후 [승인] 또는 [반려]를 클릭합니다.

• 승인 결과는 조직원에게 알림 발송됩니다.
• 반려 버튼 클릭 시 아래와 같이 사유 칸이 나타나며 반려 시 반려 사유를 입력해야 합니다.

• 승인된 증명서는 인쇄할 수 있습니다.
• 조직원은 증명서 발급 > 신청 내역 에서 반려된 증명서의 사유를 확인할 수 있습니다.

2. 입력 데이터 수정하기

조직원이 신청한 증명서의 내용 중 수정이 필요한 부분은 관리자가 수정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리’로 이동합니다.

(2) [승인할 문서] 탭의 문서들을 확인합니다.

(3) 확인할 신청서를 클릭합니다.

(4) [데이터 수정] 탭을 클릭합니다.

(5) 수정할 항목의 입력 데이터를 수정합니다.

(6) [확인]을 클릭합니다.

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증명서 발급 내역

조직원들에게 발급된 증명서 내역들을 확인할 수 있습니다. 증명서의 신청자 및 승인자, 처리 현황을 확인할 수 있습니다. 반려된 증명서 내역들도 함께 확인이 가능하며 반려 사유도 함께 확인할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리’로 이동합니다.

(2) [증명서 발급내역] 탭을 클릭합니다.

(3) 처리된 증명서들을 확인합니다.

• 반려 사유 확인 시 [말풍선] 모양 위에 커서를 올리면 사유를 확인할 수 있습니다.

(4) 조건별 확인이 필요하다면 우측 상단 [돋보기]를 클릭합니다.

(5) 각 조건을 선택 및 입력합니다.

• 기간별
• 제목별
• 신청자별
• 승인자별
• 처리 현황별

(6) [검색]을 클릭합니다.

(7) 다시 조건을 선택하려면 [리턴] 버튼을 클릭합니다.