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[Premium] 증명서 발급관리 설정

증명서 발급관리에서는 *관리자가 조직원들의 증명서 발급을 위한 설정을 할 수 있습니다.

  • 조직원들이 신청한 증명서를 발급할 수 있습니다.
  • 조직원들에게 발급한 증명서의 내역들을 확인할 수 있습니다.
  • 발급할 증명서의 양식을 관리할 수 있습니다.

증명서 발급 기능 초기 설정 방법은 아래와 같습니다.

  1. 발급할 증명서의 양식을 등록/편집합니다. (양식관리)
  2. 조직원이 신청한 증명서를 승인하여 발급합니다. (승인할 문서)
  3. 발급된 증명서 내역을 확인합니다. (증명서 발급 내역)

*관리자는 마스터계정, 문서관리자, 일반관리자 를 의미합니다.


1. 양식 관리

 

조직원들에게 발급할 증명서의 양식을 설정할 수 있습니다. 또한 등록된 증명서들을 확인 및 편집할 수 있습니다.

증명서 양식은 웹폼 형식으로 등록됩니다.

웹폼이란? 웹 에디터(Editor)로 작성하는 문서형식으로 속도가 빠릅니다. 문서 안에 ‘데이터 태그‘가 적용되어있으면 기안자의 정보를 자동으로 불러옵니다. (서식/함수 적용불가)

증명서 양식은 Docswave에서 기본적으로 제공해드린 양식을 편집 및 사용하실 수 있고, 조직 자체의 양식을 등록하셔서 사용하시는 방법이 있습니다.

1. 증명서 등록하기

 

1) [관리자] > [증명서 발급 관리] > [양식관리] > [+ 양식등록] 을 클릭합니다.

2) 양식 등록 화면이 나오면 양식 등록 부분에 증명서 발급에 사용할 양식을 복사 붙여넣기 하여 수정하거나, 해당 화면에서 양식을 만들어주세요. 증명서 발급시 하단 직인의 경우 승인자 명과 직인 이미지까지의 모양을 이미지로 변환하여 양식에 넣습니다.

위 이미지는 예시 이미지이며, 실제 양식 등록시 인장을 찍어 웹폼에 등록할 수 있습니다. 또한 Docswave 기본 제공 양식 하단 [이 부분에 회사명 & 직인을 이미지로 넣어주세요.] 자리에 조직에서 사용하는 회사명과 직인 이미지를 넣으면 손쉽게 사용이 가능합니다. (Docswave에서 제공되는 기본양식은 차후 업데이트 될 예정입니다.)

 

 

3) 양식 등록 오른쪽 [입력데이터 보기] 에서 항목별 데이터 태그를 클릭 후, 발급할 증명서 양식의 각 항목에 붙여넣습니다. (ctrl + v)

 

데이터 태그는 증명서 양식에서 필수적으로 입력되는 요소이며, 해당 데이터 태그를 입력한 항목에 신청된 조직원 정보가 자동입력됩니다. 조직원 정보가 없는 항목의 경우 (주민등록번호 등) 수기로 입력할 수 있도록 데이터 태그를 입력하면 됩니다.

조직원 정보에서 증명서 발급에 필요한 정보들이 입력되어있으면, 증명서 신청시 자동으로 입력됩니다. 조직원 정보 편집은 My Profile 이나 조직도/조직원 관리에서 수정 가능합니다.

※ 만약 Docswave에서 기본적으로 제공되는 데이터 태그 중 필요한 항목이 없으면 [입력 데이터 관리] 에서 추가 및 수정할 수 있습니다. 입력 데이터 관리에 대한 설명은 아래 [입력 데이터 관리하기] 항목에서 자세히 설명되어있습니다.

 

5) 양식 설명이 필요하다면, [양식 설명] > [내용 작성] > [확인] 을 클릭합니다. 양식 설명 입력시, 해당 증명서를 조직원이 신청할 때, 입력 데이터 작성 란 하단에 기입이 됩니다.

6) 해당 양식의 증명서를 조직원이 신청할시, 알림 받을 조직원을 선택합니다. 메일 및 슬랙 메신저로 알림을 받을 수 있습니다.

7) 양식 제목 변경을 원한다면, [변경하기] 를 클릭하여 제목을 변경합니다.

8) 오른쪽 메뉴 상단 [저장] 을 클릭합니다.

2. 입력 데이터 관리하기

증명서 양식에 조직원들이 입력할 항목들이 없으면, [입력 데이터 관리하기] 에서 해당 사항들을 입력할 수 있도록 추가할 수 있습니다. 또한 다른 항목들에 대해서도 관리할 수 있습니다.

1) [관리자] > [증명서 발급 관리] > [양식관리] > [원하는 증명서 제목]을 클릭합니다.

2) 오른쪽 입력 데이터 관리 [설정]을 클릭합니다.

  • 입력데이터 항목명 수정시 : [펜(Pen)] 모양을 클릭합니다.
  • 입력데이터 삭제시 : [휴지통] 모양을 클릭합니다.
  • 입력데이터 순서 변경시 : 항목 앞의 [≡] 를 선택 후, 드래그 해 순서를 변경합니다.

3) 데이터 항목 추가시 [입력데이터 관리] > [항목 추가] 를 클릭합니다. 새로 생성되는 창에서도 입력데이터 항목명을 수정/삭제/순서 변경이 가능합니다. 입력데이터 추가는 오른쪽 [입력 데이터 생성]에서 가능합니다.

  • 이름 입력: 증명서 양식에 넣을 항목명입니다.
  • 데이터 태그 입력 : 증명서에 신청시 입력될 조직원들의 정보입니다. 필수적으로 입력되어야하며, 해당 데이터 태그가 있어야만 증명서를 발급할 조직원들의 정보를 양식에 입력할 수 있습니다.
  • 조직원 정보 이외의 것 (예시 – 주민등록번호 등)은 별도의 데이터 태그를 만들어야합니다. 데이터 태그는 영문으로 입력해야하며 태그 양식은 자유입니다. (예시 – *[personal.number]*) 생성한 데이터 태그가 있는 항목에 조직원이 본인의 정보를 수기로 입력하면, 증명서에 그대로 출력이 됩니다.
  • 설명 입력 : 증명서 신청시 조직원들이 입력할 항목에 안내 역할로 표시됩니다.

3. 증명서 편집하기

 

1) [관리자] > [증명서 발급 관리]  > [양식 관리]  > [편집할 증명서 제목] 을 클릭합니다.

2) 양식 편집 화면이 나오면 등록된 양식의 항목을 수정합니다.

3) 양식 항목의 입력 데이터 수정을 원한다면, [입력 데이터 보기] 에서 수정할 데이터 태그를 클릭 후, 해당 항목에 붙여넣기합니다. (ctrl +v)

4) 양식 설명에 대한 수정이 필요하다면 [양식 설명]을 클릭 후, 수정합니다.

6) 해당 양식의 증명서를 조직원이 신청할시, 알림 받을 조직원을 선택합니다. 메일 및 슬랙 메신저로 알림을 받을 수 있습니다.

7) 양식 제목 변경을 원한다면, [변경하기] 를 클릭하여 제목을 변경합니다.

8) 오른쪽 메뉴 상단 [저장] 을 클릭합니다.

4. 증명서 삭제하기

 

1) [양식 관리] 메뉴에서 해당 양식 있는 행에 커서를 올려두면 오른쪽의 [휴지통] 모양의 아이콘이 활성화 됩니다. 해당 아이콘을 누르면 삭제가 가능합니다.

2) [삭제할 증명서] 를 클릭하여 편집화면으로 들어간 후, [삭제] 버튼을 눌러 삭제합니다.

양식 삭제시 복구가 되지 않으니, 신중히 삭제해주세요! 


2. 증명서 승인/반려하기

조직원들이 신청한 증명서를 발급할 수 있는 메뉴입니다.

기본적으로 신청된 모든 증명서를 확인 가능하며, 검색을 통해 조건에 따라 승인할 증명서를 확인할 수 있습니다.

신청된 증명서를 승인/발급할 수 있고, 신청된 증명서에 입력된 데이터 수정이 가능합니다.

1. 증명서 승인하기

증명서가 발급되며, 승인시 신청 조직원에게 승인 알림이 메일과 슬랙으로 발송됩니다. 조직원은 메인 메뉴의 증명서 발급 – 신청내역에서 승인된 증명서를 발급받을 수 있습니다.승인된 증명서는 인쇄가 가능합니다.

 

1) [신청된 증명서] 를 클릭합니다.

2) [승인] 을 클릭합니다.

2, 증명서 반려하기

증명서가 발급되지 않고, 해당 신청서가 반려된 사유를 입력할 수 있습니다. 반려시 신청 조직원에게 반려 알림이 메일과 슬랙으로 발송됩니다.해당 증명서를 신청한 조직원은 메인 증명서 발급 – 신청내역에서 반려된 증명서를 확인할 수 있으며, 반려사유도 함께 확인할 수 있습니다.

 

1) [신청된 증명서] 를 클릭합니다.

2) [반려] 를 클릭합니다.

3) [반려 사유] 를 입력합니다.

4) [반려사유] 오른쪽에 있는 [반려] 를 클릭합니다.

한번 승인/반려된 증명서는 취소가 되지 않습니다.

3. 입력 데이터 수정하기

조직원이 증명서 신청시 작성된 데이터 중 수정이 필요한 부분을 관리자가 수정할 수 있습니다.

 

1) [신청된 증명서] 를 클릭합니다.

2) [데이터 수정] 을 클릭합니다.

3) 수정할 항목의 입력 데이터를 수정합니다.

4) [확인] 을 클릭합니다.


3. 증명서 발급 내역

 

 

조직원들에게 발급된 증명서 내역들을 확인할 수 있습니다. 증명서의 신청자 및 승인자, 처리현황을 확인할 수 있습니다.

반려된 증명서 내역들도 함께 확인이 가능하며, 반려사유도 함께 확인할 수 있습니다.

반려사유 확인시 [메세지] 모양 위에 커서를 올리면 사유를 확인할 수 있습니다.

[돋보기] 모양의 검색을 클릭하여 각 조건별로 증명서 발급 내역을 확인할 수 있습니다.

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Updated on 12월 1, 2017

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