증명서 발급관리에서는,
- 조직원들이 신청한 증명서를 발급할 수 있습니다.
- 조직원들에게 발급한 증명서의 내역들을 확인할 수 있습니다.
- 발급할 증명서의 양식을 관리할 수 있습니다.
증명서 발급 기능 초기 설정 방법은 아래와 같습니다.
- 발급할 증명서의 양식을 등록/편집합니다. (양식관리)
- 조직원이 신청한 증명서를 승인하여 발급합니다. (승인할 문서)
- 발급된 증명서 내역을 확인합니다. (증명서 발급 내역)
증명서 발급 관리메뉴는 인사관리 권한이 있는 관리자만 접근이 가능합니다.
증명서 양식 관리
조직원들에게 발급할 증명서의 양식을 추가 및 관리 증명서 양식 사용 시 2가지 방법으로 사용 가능하며, 웹폼으로 등록됩니다.
- Docswave에서 제공하는 양식 : 재직증명서, 경력증명서
- 조직에서 직접 등록
웹폼은 웹 에디터(Editor)로 작성하는 문서형식으로 속도가 빠릅니다. 문서 안에 ‘데이터 태그‘가 적용되어있으면 기안자의 정보를 자동으로 불러옵니다. (서식/함수 적용불가)
1. 증명서 등록하기
(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.
(2) [양식관리] > [ + 양식등록] 을 클릭합니다.
(3) 양식 등록 화면에서 양식을 만듭니다.
- 양식 등록 부분에 사용하는 양식을 복사 붙여넣기 (Ctrl + C, Ctrl + V) 합니다.
- ‘소스‘ 로 양식을 만듭니다.
(4) 승인자명과 직인을 이미지화 하여 증명서 하단에 입력합니다.
- Docswave 기본 제공 양식의 경우 하단 [이 부분에 회사명 & 직인을 이미지로 넣어주세요.] 자리에 이미지를 삽입합니다.
(5) 양식 제목을 수정합니다.
(6) 양식의 [저장]을 클릭합니다.
2. 데이터 태그를 이용하여 증명서 항목 입력하기
데이터 태그를 이용하면 증명서 신청 시 조직원 정보를 자동으로 입력할 수 있습니다. 해당 데이터 태그란에 증명서 신청 시 발급 내용이 입력됩니다.
조직원 정보에서 증명서 발급에 필요한 정보들이 입력되어있으면, 증명서 신청시 자동으로 입력됩니다. 조직원 정보 편집은 나의 정보 또는 조직도/조직원 관리에서 수정 가능합니다.
(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.
(2) 증명서를 발급할 증명서 양식을 선택합니다.
(3) 발급 항목에 데이터 태그를 입력합니다.
- Docswave가 제공되는 데이터 태그가 있는 경우 : 양식 등록 오른쪽 [입력데이터 보기] 에서 항목별 데이터 태그를 클릭 후, 각 항목에 붙여넣습니다. (Ctrl + v)
- Docswave가 제공되는 데이터 태그가 없는 경우 : [입력 데이터 관리] 에서 추가합니다. 추가된 데이터 태그를 클릭한 후, 각 항목에 붙여넣습니다.
(4) 양식의 [저장]을 클릭합니다.
3. 양식 설명 입력하기
증명서 신청시 안내 사항이 필요하면, 양식 설명을 통해 신청자에게 안내할 수 있습니다.
(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.
(2) 양식 설명을 입력할 증명서 양식을 선택합니다.
(3) 양식 설명 입력을 클릭합니다.
(4) [확인]을 클릭합니다.
(5) 양식의 [저장]을 클릭합니다.
4. 증명서 신청 시 알림 받을 사람 지정하기
증명서에 발급 신청이 되면, 해당 증명서 발급에 대한 알림을 받을 조직원을 선택할 수 있습니다. 지정 이후 증명서 신청이 들어오면 메일/슬랙 메신저로 알림이 발송됩니다.
(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.
(2) 증명서 신청시 알림 받을 양식을 선택합니다.
(3) 알림받을 사람의 [선택]을 클릭합니다.
(4) 알림받을 조직원을 [클릭]합니다.
(5) [확인]을 클릭합니다.
(6) 양식의 [저장]을 클릭합니다.
5. 증명서 항목 입력 데이터 관리하기
제공되는 데이터 태그 중 양식에 필요한 항목이 없으면, [입력 데이터 관리하기] 에서 해당 사항들을 입력할 수 있도록 추가할 수 있습니다.
(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.
(2) [양식관리] > [원하는 증명서 제목]을 클릭합니다.
(3) 오른쪽 입력 데이터 관리 [설정]을 클릭합니다.
- 입력데이터 항목명 수정시 : [펜(Pen)] 모양을 클릭합니다.
- 입력데이터 삭제시 : [휴지통] 모양을 클릭합니다.
- 입력데이터 순서 변경시 : 항목 앞의 [≡] 를 선택 후, 드래그 해 순서를 변경합니다.
(4) 필요시 데이터 항목을 [입력데이터 관리] > [항목 추가] 를 클릭하여 추가합니다.
- 새로 생성되는 창에서도 입력데이터 항목명을 수정/삭제/순서 변경이 가능합니다.
- 입력데이터 추가는 오른쪽 [입력 데이터 생성]에서 가능합니다.
- 이름 입력: 증명서 양식에 넣을 항목명입니다.
- 데이터 태그 입력 : 증명서에 신청시 입력될 조직원들의 정보입니다. 필수적으로 입력되어야하며, 해당 데이터 태그가 있어야만 증명서를 발급할 조직원들의 정보를 양식에 입력할 수 있습니다.
- 조직원 정보 이외의 것 (예시 – 주민등록번호 등)은 별도의 데이터 태그를 만들어야합니다. 데이터 태그는 영문으로 입력해야하며 태그 양식은 자유입니다. (예시 – *[personal.number]* : 생성한 데이터 태그가 있는 항목에 조직원이 본인의 정보를 수기로 입력하면, 증명서에 그대로 출력이 됩니다.
- 설명 입력 : 증명서 신청시 조직원들이 입력할 항목에 안내 역할로 표시됩니다.
6. 증명서 편집하기
(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.
(2) [양식 관리] > [편집할 증명서 제목] 을 클릭합니다.
(3) 양식 편집 화면이 나오면 등록된 양식의 항목을 수정합니다.
(4) 양식 항목의 입력 데이터 수정을 원한다면, [입력 데이터 보기] 에서 수정할 데이터 태그를 클릭 후, 해당 항목에 붙여넣기합니다. (Ctrl +v)
(5) 양식 설명에 대한 수정이 필요하다면 [양식 설명]을 클릭 후, 수정합니다.
(6) 해당 양식의 증명서를 조직원이 신청할시, 알림 받을 조직원을 선택합니다. 메일/슬랙 메신저로 알림을 받을 수 있습니다.
(7) 양식 제목 변경을 원한다면, [변경하기] 를 클릭하여 제목을 변경합니다.
(8) 오른쪽 메뉴 상단 [저장] 을 클릭합니다.
7. 증명서 삭제하기
사용하지 않는 증명서를 삭제할 수 있습니다. 양식 삭제시 복구가 되지 않으니, 신중히 삭제해주세요.
(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.
(2) [양식 관리] 탭을 클릭합니다.
(3) 삭제할 양식 있는 행에 커서를 올립니다.
(4) 오른쪽의 [휴지통] 을 클릭합니다.
- 증명서 편집화면 에서도 삭제할 수 있습니다.
증명서 승인/반려하기
조직원들이 신청한 증명서를 발급할 수 있는 메뉴입니다.
- 검색을 통해 조건에 따라 승인할 증명서를 확인할 수 있습니다.
1. 증명서 승인/반려하기
증명서를 승인하면, 증명서가 발급됩니다.
- 반려 시 증명서가 발급되지 않습니다.
(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.
(2) [승인할 문서] 탭의 문서들을 확인합니다.
(3) 확인할 신청서를 클릭합니다.
(4) 내용 확인 후, [승인] 또는 [반려]를 클릭합니다.
- 승인 결과는 조직원에게 알림 발송됩니다.
- 반려시 반려 사유를 입력해야합니다.
- 승인된 증명서는 인쇄할 수 있습니다.
- 조직원은 증명서 발급 > 신청내역 에서 반려된 증명서의 사유를 확인할 수 있습니다.
한번 승인/반려된 증명서는 취소가 되지 않습니다.
2. 입력 데이터 수정하기
조직원이 신청한 증명서의 내용 중 수정이 필요한 부분은 관리자가 수정할 수 있습니다.
(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.
(2) [승인할 문서] 탭의 문서들을 확인합니다.
(3) 확인할 신청서를 클릭합니다.
(4) [데이터 수정] 탭을 클릭합니다.
(5) 수정할 항목의 입력 데이터를 수정합니다.
(6) [확인] 을 클릭합니다.
증명서 발급 내역
조직원들에게 발급된 증명서 내역들을 확인할 수 있습니다. 증명서의 신청자 및 승인자, 처리현황을 확인할 수 있습니다. 반려된 증명서 내역들도 함께 확인이 가능하며, 반려사유도 함께 확인할 수 있습니다.
(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘증명서 발급 관리‘ 로 이동합니다.
(2) [증명서 발급내역] 탭을 클릭합니다.
(3) 처리된 증명서들을 확인합니다.
- 반려사유 확인시 [메세지] 모양 위에 커서를 올리면 사유를 확인할 수 있습니다.
(4) 조건별 확인이 필요하다면, 오른쪽 상단 [돋보기]를 클릭합니다.
(5) 각 조건을 선택 및 입력합니다.
- 날짜별
- 제목별
- 신청자별
- 승인자별
- 처리현황별
(6) [검색]을 클릭합니다.
(7) 다시 조건을 선택하려면 [리턴] 버튼을 클릭합니다.
