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[Premium] 캘린더 연동, 결재선 지정, 제목규칙 설정

프리미엄 서비스를 이용하면,

  1. 양식과 구글 캘린더를 연동할 수 있습니다.
  2. 양식에 프로세스(결재선)를 미리 설정할 수 있습니다. 특히  ‘기안자가 직접 선택‘ 항목을 이용하면, 기안자에 따라 특정 결재자가 다를 경우의 상황을 해결할 수 있습니다.
  3. 양식마다 제목 규칙을 다르게 설정할 수 있습니다.

문서 양식 별 설정은 문서관리 권한이 있는 관리자가 설정이 가능합니다.


양식 내용 프리미엄 기능 설정하기

1. 구글 캘린더 연동하기

문서양식과 구글 캘린더를 연동할 경우, 기안문서가 최종승인 됨과 동시에 구글 캘린더에 일정이 등록되고, 모든 직원들에게 공유됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 구글 캘린더와 연동할 양식을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 프로세스 설정 바의 캘린더 연동 스위치를 활성화합니다.

  • 필수입력항목 체크 : 기안문서 작성할 때 기안자가 무조건 일정을 작성하고 기안할 수 있도록 합니다.

(4) [저장] 을 클릭합니다.

(5) 구글 캘린더에서 양식 이름으로 캘린더가 생성되었는지 확인합니다.

  • 구글 캘린더와 연동이 되면 전 조직원에게 메일이 발송됩니다.
  • 양식과 구글캘린더의 연동은 5분 정도 소요됩니다.

2. 프로세스(결재선) 지정하기

양식에 프로세스를 미리 지정하면, 기안자가 해당 양식을 작성시 불러오기를 통해 프로세스를 설정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 프로세스를 지정할 양식을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 프로세스 설정 바의 [ 프로세스 설정 ] 을 클릭합니다.

(4) ‘조직도‘ 나 ‘조직원‘에서 결재자를 추가합니다.

① 승인자, 협조자 추가

승인자와 협조자는 ‘모두’ 승인/반려가 가능한 결재자입니다. 조직에 따라 구분하여 사용합니다.

  • 승인자 : 해당 기안문서에 대해 직접적 연관이 있는 결재자
  • 협조자 : 해당 기안문서 건에 대해 협조해야할 유관 부서 결재자
  • ‘조직도’ 또는 ‘조직원’  에서 담당자를 선택합니다.
  • [승인자 ▷] 또는 [협조자 ▷] 를 클릭합니다.

 

② 합의자 추가

‘합의자’는 결재 순서가 동일한 승인자입니다.

  • 모든 합의자가 승인을 해야 다음 프로세스로 결재 단계가 넘어갑니다.
  • 한명의 합의자라도 반려하면, 해당 문서는 최종 반려처리 됩니다.
  • 합의자가 승인한 것은 승인취소가 되지 않습니다.
  • ‘조직도’ 또는 ‘조직원’에서 담당자를 2명 이상 선택합니다.
  • [합의자 ▷] 를 클릭합니다.

 

③ 수신자, 회람자 추가

  • ‘수신자’는 최종승인 문서를 확인할 수 있습니다.
  • ‘회람자’는 기안시점부터 완료까지의 ‘진행 상황’을 확인할 수 있습니다.
  • ‘조직도’ 또는 ‘조직원’  에서 담당자를 선택합니다.
  • [회람자 ▷] 또는 [수신자 ▷] 를 클릭합니다.

 

④ 외부수신자 추가

공동연락처에 등록된 ‘외부관계자’를 추가합니다. 기안문서가 최종 승인되면 외부수신자의 메일로 문서가 발송됩니다.

  • ‘공동연락처’ 에서 담당자를 선택합니다.
  • [외부수신자 ▷] 를 클릭합니다.

 

⑤ 기안자가 직접 선택 추가

기안자에 따라 결재자가 다를 경우 활용하는 기능입니다. 결재선에 “기안자가 직접 선택” 항목을 추가해놓으면, 기안자가 결재선에서 해당 담당자를 직접 선택해야만 합니다.

  • 각 부서의 팀장을 추가하세요.
  • 재무팀의 담당 승인자를 추가하세요.
  • 수신자로 전체 팀원을 추가하세요.

(1) ‘기안자가 직접 선택’ 탭을 클릭합니다.

(2) 입력 칸에 지시사항을 입력하고 [ 저장 ] 을 클릭합니다.

(3) 아래 등록된 지시사항을 선택하고, 해당하는 [ 결재자 ▷] 를 클릭하여 등록합니다.

(4) 이전 팝업에서 [확인]을 클릭합니다.

3. 기안문서 제목 규칙 설정

문서 양식별 기안문서 제목 규칙 설정을 할 수 있습니다. 양식으로 문서 기안시 문서 제목은 설정한 제목 규칙에 의해 입력됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 기안문서 제목 규칙을 설정할 양식을 클릭합니다.

(3) 프로세스 설정 바의 기안문서 제목 규칙 설정 > [ 변경하기 ] 버튼을 클릭합니다.

(4) 점선 박스 안에 ‘문서 제목 규칙’을 구성합니다.

  • 추가하고 싶은 항목은 드래그로 점선 안에 넣어줍니다.
  • 불필요한 ‘규칙 항목’은 드래그로 빼줍니다.
  • ≡ 를 드래그하여 자유롭게 위치를 변경할 수 있습니다.
  • 만약 원하는 제목 규칙이 없다면, ‘직접입력’ 항목을 활용하세요.  아이콘을 클릭해서 텍스트를 입력하고, 체크 아이콘을 클릭합니다. 그리고 점선 안으로 드래그합니다.
  • 순번은 기안서가 최종승인 / 반려 되었을 때 생성되는 문서번호를 의미합니다.

(5) [저장] 을 클릭합니다.

(6) 문서 양식의 [저장] 을 클릭합니다.

Updated on 2018년 1월 25일

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Comments

  1. Docswave 와 구글 캘린더 연동시 각 양식당 1개의 일정만 구글 캘린더에 입력할수 있느게 구글캘린더를 좀더 유용하게 사용하는데 제한이 됩니다. 구글캘린더 일정항목도 추가버튼을 만들어 여러개의 일정을 한개의 문서양식에서 입력 가능하도록 해 주시면 많은 도움 되겠습니다.

    1. 안녕하세요, Docswave 운영팀입니다.
      남겨주신 소중한 의견을 참고하여 더욱 개선된 서비스를 제공하도록하겠습니다 🙂
      행복한 하루 되세요!
      감사합니다.

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