1. Home
  2. 사용설명서
  3. 관리자 사용설명서
  4. [Premium] 캘린더 연동, 결재선 지정, 제목규칙 설정
  1. Home
  2. 프리미엄 살펴보기
  3. [Premium] 캘린더 연동, 결재선 지정, 제목규칙 설정
  1. Home
  2. 문서 관리
  3. [Premium] 캘린더 연동, 결재선 지정, 제목규칙 설정

[Premium] 캘린더 연동, 결재선 지정, 제목규칙 설정

프리미엄 서비스를 이용하면,

  1. 양식과 구글 캘린더를 연동할 수 있습니다.
  2. 양식에 프로세스(결재선)를 미리 설정할 수 있습니다. 특히  ‘기안자가 직접 선택‘ 항목을 이용하면, 기안자에 따라 특정 결재자가 다를 경우의 상황을 해결할 수 있습니다.
  3. 양식마다 제목 규칙을 다르게 설정할 수 있습니다.

문서 양식 별 설정은 문서관리 권한이 있는 관리자가 설정이 가능합니다.


양식 내용 프리미엄 기능 설정하기

1. 구글 캘린더 연동하기

문서양식과 구글 캘린더를 연동할 경우, 기안문서가 최종승인 됨과 동시에 구글 캘린더에 일정이 등록됩니다.

  • Docswave 내부 Dash Board 이번 주 일정을 통해 일정이 공유됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 로 이동합니다.

(2) 구글 캘린더와 연동할 양식을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 프로세스 설정 바의 캘린더 연동 스위치를 활성화합니다.

  • 필수입력항목 체크 : 기안문서 작성할 때 기안자가 무조건 일정을 작성하고 기안할 수 있도록 합니다.

(4) [저장] 을 클릭합니다.

(5) 구글 캘린더에서 양식 이름으로 캘린더가 생성되었는지 확인합니다.

  • 구글 캘린더와 연동이 되면 전 조직원에게 메일이 발송됩니다.
  • 양식과 구글캘린더의 연동은 5분 정도 소요됩니다.

2. 프로세스(결재선) 지정하기

양식에 프로세스를 미리 지정하면, 기안자가 해당 양식을 작성시 불러오기를 통해 프로세스를 설정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 로 이동합니다.

(2) 프로세스를 지정할 양식을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 프로세스 설정 바의 [ 프로세스 설정 ] 을 클릭합니다.

(4) ‘조직도‘ 나 ‘조직원‘에서 결재자를 추가합니다.

① 승인자, 협조자 추가

승인자와 협조자는 ‘모두’ 승인/반려가 가능한 결재자입니다. 조직에 따라 구분하여 사용합니다.

  • 승인자 : 해당 기안문서에 대해 직접적 연관이 있는 결재자
  • 협조자 : 해당 기안문서 건에 대해 협조해야할 유관 부서 결재자
  • ‘조직도’ 또는 ‘조직원’  에서 담당자를 선택합니다.
  • [승인자 ▷] 또는 [협조자 ▷] 를 클릭합니다.

 

② 합의자 추가

‘합의자’는 결재 순서가 동일한 승인자입니다.

  • 모든 합의자가 승인을 해야 다음 프로세스로 결재 단계가 넘어갑니다.
  • 한명의 합의자라도 반려하면, 해당 문서는 최종 반려처리 됩니다.
  • 합의자가 승인한 것은 승인취소가 되지 않습니다.
  • ‘조직도’ 또는 ‘조직원’에서 담당자를 2명 이상 선택합니다.
  • [합의자 ▷] 를 클릭합니다.

 

③ 수신자, 회람자 추가

  • ‘수신자’는 최종승인 문서를 확인할 수 있습니다.
  • ‘회람자’는 기안시점부터 완료까지의 ‘진행 상황’을 확인할 수 있습니다.
  • ‘조직도’ 또는 ‘조직원’  에서 담당자를 선택합니다.
  • [회람자 ▷] 또는 [수신자 ▷] 를 클릭합니다.

 

④ 외부수신자 추가

공동연락처에 등록된 ‘외부관계자’를 추가합니다. 기안문서가 최종 승인되면 외부수신자의 메일로 문서가 발송됩니다.

  • ‘공동연락처’ 에서 담당자를 선택합니다.
  • [외부수신자 ▷] 를 클릭합니다.

 

⑤ 기안자가 직접 선택 추가

기안자에 따라 결재자가 다를 경우 활용하는 기능입니다. 결재선에 “기안자가 직접 선택” 항목을 추가해놓으면, 기안자가 결재선에서 해당 담당자를 직접 선택해야만 합니다.

  • 각 부서의 팀장을 추가하세요.
  • 재무팀의 담당 승인자를 추가하세요.
  • 수신자로 전체 팀원을 추가하세요.

(1) ‘기안자가 직접 선택’ 탭을 클릭합니다.

(2) 입력 칸에 지시사항을 입력하고 [ 저장 ] 을 클릭합니다.

(3) 아래 등록된 지시사항을 선택하고, 해당하는 [ 결재자 ▷] 를 클릭하여 등록합니다.

(4) 이전 팝업에서 [확인]을 클릭합니다.

3. 기안문서 제목 규칙 설정

문서 양식별 기안문서 제목 규칙 설정을 할 수 있습니다. 양식으로 문서 기안시 문서 제목은 설정한 제목 규칙에 의해 입력됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 로 이동합니다.

(2) 기안문서 제목 규칙을 설정할 양식을 클릭합니다.

(3) 프로세스 설정 바의 기안문서 제목 규칙 설정 > [ 변경하기 ] 버튼을 클릭합니다.

(4) 점선 박스 안에 ‘문서 제목 규칙’을 구성합니다.

  • 추가하고 싶은 항목은 드래그로 점선 안에 넣어줍니다.
  • 불필요한 ‘규칙 항목’은 드래그로 빼줍니다.
  • ≡ 를 드래그하여 자유롭게 위치를 변경할 수 있습니다.
  • 만약 원하는 제목 규칙이 없다면, ‘직접입력’ 항목을 활용하세요.  아이콘을 클릭해서 텍스트를 입력하고, 체크 아이콘을 클릭합니다. 그리고 점선 안으로 드래그합니다.
  • 순번은 기안서가 최종승인 / 반려 되었을 때 생성되는 문서번호를 의미합니다.

(5) [저장] 을 클릭합니다.

(6) 문서 양식의 [저장] 을 클릭합니다.

Updated on 2018년 7월 9일

이 글이 도움이 되셨나요?

관련있는 문서

Comments

  1. Docswave 와 구글 캘린더 연동시 각 양식당 1개의 일정만 구글 캘린더에 입력할수 있느게 구글캘린더를 좀더 유용하게 사용하는데 제한이 됩니다. 구글캘린더 일정항목도 추가버튼을 만들어 여러개의 일정을 한개의 문서양식에서 입력 가능하도록 해 주시면 많은 도움 되겠습니다.

    1. 안녕하세요, Docswave 운영팀입니다.
      남겨주신 소중한 의견을 참고하여 더욱 개선된 서비스를 제공하도록하겠습니다 🙂
      행복한 하루 되세요!
      감사합니다.

Leave a Comment