인사 정보 설정하기

인사 정보 설정을 하면, 

  1. 현재 조직에 임직원을 추가하여 Docswave를 함께 이용할 수 있습니다.
  2. Excel 파일을 통해 추가/수정할 조직원의 모든 정보들을 한 번에 관리할 수 있습니다.
  3. 등록된 조직원 정보를 Excel 파일로 다운 받을 수 있습니다.

인사 정보 설정은 인사관리 권한이 있는 관리자만 이용 가능합니다.


인사 정보 다운로드하기

1. 인사 정보 Excel 다운로드

조직원의 인사 정보들을 일괄적으로 처리하려면, Excel 파일을 다운로드 받아 인사 정보를 작성해야합니다.

  • Excel 다운로드 시, 기입력된 항목들도 함께 다운로드됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘ 로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단 [인사 정보 설정]을 클릭합니다.

(3) [인사 정보 Excel 다운로드]를 클릭합니다.

(4) 다운로드 받은 인사 정도 Excel 파일을 실행합니다.


인사 정보 Excel 파일 작성하기

다운로드 된 Excel 파일 내용은 현재 조직에 설정된 모든 정보를 기반으로 구성되어있습니다. 총 12개의 시트에서 필요한 부분을 작성하면 됩니다. 사용자가 입력 가능한 셀은 노랑색으로 표시되어있으며, 원하는 부분을 작성 및 수정 후 Excel 파일을 저장합니다.

엑셀파일 작성 시 시트 순서대로 작성해야합니다. 

1. Docswave 조직 정보 시트

Docswave 조직의 조직명과 조직 URL을 수정할 수 있는 시트입니다.

  • 기존에 등록된 Docswave 조직명과 조직 URL은 Docswave 관리자 메뉴 > 조직관리 메뉴 > ‘조직 설정‘에서 확인할 수 있습니다.

(1) Docswave 조직명/Docswave 조직 URL 수정합니다.

  • 조직 URL은 타 조직 URL과 중복되면 Docswave에 반영되지 않습니다.

(2) Excel 파일을 저장합니다.

2. 조직도 정보 시트

임직원이 배치 될 부서와 조직도를 설정할 수 있는 시트입니다. 조직도 시트에서는 신규 부서 등록 및 조직도 설정만 가능합니다. Docswave에 설정된 부서가 있으면, 내용이 기 입력 되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력 된 기존 부서는 수정 및 삭제 되지 않습니다. 
  • 기존 부서의 수정 및 삭제는 Docswave 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘ 에서 할 수 있습니다.

(1) 신규로 생성할 부서명을 입력합니다.

(2) 부서 단계를 입력합니다.

  • 최대 4단계까지 입력할 수 있습니다.

(3) 상위 부서명을 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 선택합니다.

  • 1단계의 부서의 경우 상위 부서가 없습니다.
  • 2단계 부서의 상위 부서명은 1단계의 상위 부서가 됩니다.
  • 3단계 부서의 상위 부서명은 2단계의 상위 부서가 됩니다.
  • 4단계 부서의 상위 부서명은 3단계의 상위 부서가 됩니다.

부서 단계와 상위 부서명이 올바르지 않으면 Docswave에 반영되지 않습니다. 

(4) 조직도 구성을 확인합니다.

(5) Excel 파일을 저장합니다.

3. 직위-직책 정보 시트

임직원에게 부여할 직위와 직책을 설정할 수 있는 시트입니다. 직위/직책 시트에서는 신규 직위/직책 등록만 가능합니다. Docswave에 설정된 직위/직책이 있으면, 내용이 기 입력 되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력 된 기존 직위/직책은 수정 및 삭제 되지 않습니다. 
  • 기존 직위/직책의 수정 및 삭제는 Docswave 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > 인사 설정 > 직위/직책 에서 할 수 있습니다.

(1) 신규로 생성할 직위/직책을 입력합니다.

(2) Excel 파일을 저장합니다.

4. 임직원 인사 정보 시트

임직원의 인사 정보를 설정할 수 있는 시트입니다. 임직원의 인사정보와 개인정보의 일부를 함께 작성할 수 있습니다.  Docswave에 설정된 임직원 정보가 있으면, 내용이 기 입력 되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력된 임직원 정보의 수정이 가능합니다.
  • 기 입력된 임직원 정보의 삭제는 불가합니다.
  • SAML 비밀번호는 Docswave Enterprise 고객에게만 해당 됩니다.

(1) 신규로 입력할 임직원의 E-mail 주소를 입력합니다.

  • E-mail 주소는 Docswave를 접속하는 ID입니다.
  • E-mail 주소는 대소문자를 구분합니다.
  • E-mail 주소가 오기재 되지 않도록합니다.

(2) 임직원의 이름을 입력합니다.

(3) 임직원이 배치될 부서를 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 선택합니다.

  • 1개 부서만 할당 할 수 있습니다.
  • 다른 부서를 추가하려면, Docswave 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > 조직도/조직원 관리 > 조직원 정보 편집을 통해 할 수 있습니다.

(4) 임직원의 Docswave 내에서 부여할 권한을 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 선택합니다.

(5) 임직원에게 부여할 직위/직책을 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 선택합니다.

(6) 선택 입력 사항에 필요한 임직원 정보를 입력합니다.

  • 고용 형태 선택 시 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 선택합니다.
  • 입사일이 필수 설정으로 조직에 설정 되어있는 경우, 입사일을 YYYY-MM-DD 형태로 입력합니다. (예 : 2018-05-01)
  • 고용 형태와 입사일 설정은 Docswave 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > 인사 설정 > ‘조직원 정보‘를 통해 할 수 있습니다.

(7) Excel 파일을 저장합니다.

5. 문서 양식 정보 시트

Docswave에 설정된 양식을 확인할 수 있는 시트입니다. 문서 양식 정보 시트에서는 확인만 가능합니다.

  • 문서 양식 설정은 Docswave 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서 양식‘을 통해 할 수 있습니다.

6. 임직원 경력 정보 시트

임직원의 경력 정보를 설정할 수 있는 시트입니다. Docswave에 설정된 임직원 경력 정보가 있으면, 내용이 기 입력 되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력된 임직원 경력 정보의 수정이 가능합니다.
  • 기 입력된 임직원 경력 정보의 삭제는 불가합니다.

(1) 신규로 경력 정보를 입력할 임직원의 E-mail 주소를 입력합니다.

  • 여러 경력을 입력하려면, 여러 E-mail 주소를 입력하여 경력 정보를 입력합니다.

(2) 경력 사항으로 입력할 내용들을 입력합니다.

  • 근무 기간 입력시 YYYY-MM-DD 형태로 입력합니다. (예 : 2018-05-01)

(3) Excel 파일을 저장합니다.

7. 임직원 프로젝트 정보 시트

임직원의 프로젝트 정보를 설정할 수 있는 시트입니다. Docswave에 설정된 임직원 프로젝트 정보가 있으면, 내용이 기 입력되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력된 임직원 프로젝트 정보의 수정이 가능합니다.
  • 기 입력된 임직원 프로젝트 정보의 삭제는 불가합니다.

(1) 신규로 프로젝트 정보를 입력할 임직원의 E-mail 주소를 입력합니다.

  • 여러 프로젝트를 입력하려면, 여러 E-mail 주소를 입력하여 프로젝트 정보를 입력합니다.

(2) 프로젝트 사항으로 입력할 내용들을 입력합니다.

(3) 프로젝트 기간을 입력합니다.

  • 날짜 입력시 YYYY-MM-DD 형태로 입력합니다. (예 : 2018-05-01)
  • 진행 중인 프로젝트의 경우, 종료일을 공란으로 두고 진행/완료 여부 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 [진행 중]을 선택합니다.
  • 완료된 프로젝트의 경우, 종료일을 입력 후 진행/완료 여부 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 [완료]를 선택합니다.

(4) 선택 입력 사항을 입력합니다.

  • 프로젝트 URL 입력시 http:// 를 포함하여 입력합니다.

(5) Excel 파일을 저장합니다.

8. 임직원 학력 정보 시트

임직원의 학력 정보를 설정할 수 있는 시트입니다. Docswave에 설정된 임직원 학력 정보가 있으면, 내용이 기 입력되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력된 임직원 학력 정보의 수정이 가능합니다.
  • 기 입력된 임직원 학력 정보의 삭제는 불가합니다.

(1) 신규로 학력 정보를 입력할 임직원의 E-mail 주소를 입력합니다.

  • 여러 학력 정보을 입력하려면, 여러 E-mail 주소를 입력하여 학력 정보를 입력합니다.

(2) 교육기관 구분 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 교육기관을 선택합니다.

(3) 학교명을 입력합니다.

(4) 재학 기간을 입력합니다.

  • 날짜 입력시 YYYY-MM-DD 형태로 입력합니다. (예 : 2018-05-01)
  • 재학 중인 경우, 종료일을 공란으로 둡니다.

(5) 재학 여부 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 재학 여부를 선택합니다.

(6) 선택 입력 사항을 입력합니다.

(7) Excel 파일을 저장합니다.

9. 임직원 교육 이력 정보 시트

임직원의 교육 이력 정보를 설정할 수 있는 시트입니다. Docswave에 설정된 임직원 교육 이력 정보가 있으면, 내용이 기 입력되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력된 임직원 교육 이력 정보의 수정이 가능합니다.
  • 기 입력된 임직원 교육 이력 정보의 삭제는 불가합니다.

(1) 신규로 교육 이력 정보를 입력할 임직원의 E-mail 주소를 입력합니다.

  • 여러 교육 이력 정보을 입력하려면, 여러 E-mail 주소를 입력하여 교육 이력 정보를 입력합니다.

(2) 교육 과정명을 입력합니다.

(3) 교육 기간을 입력합니다.

  • 날짜 입력시 YYYY-MM-DD 형태로 입력합니다. (예 : 2018-05-01)

(4) 이수 여부 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여  이수 여부를 선택합니다.

(5) 선택 입력 사항을 입력합니다.

(6) Excel 파일을 저장합니다.

10. 임직원 자격증 정보 시트

임직원의 자격증 정보를 설정할 수 있는 시트입니다. Docswave에 설정된 임직원 자격증 정보가 있으면, 내용이 기 입력되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력된 임직원 자격증 정보의 수정이 가능합니다.
  • 기 입력된 임직원 자격증 정보의 삭제는 불가합니다.

(1) 신규로 자격증 정보를 입력할 임직원의 E-mail 주소를 입력합니다.

  • 여러 자격증 정보을 입력하려면, 여러 E-mail 주소를 입력하여 자격증 정보를 입력합니다.

(2) 자격증 명을 입력합니다.

(3) 선택 입력 사항을 입력합니다.

  • 유효 기간 입력시 YYYY-MM-DD 형태로 입력합니다. (예 : 2018-05-01)
  • 만료일이 없는 경우, 종료일을 공란으로 두고 만료일 여부 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 [만료일 없음]을 선택합니다.
  • 만료일이 있는 경우, 종료일을 입력 후 만료일 여부 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 [만료일 있음]을 선택합니다.
  • 자격증 URL 입력시 http:// 를 포함하여 입력합니다.

(4) Excel 파일을 저장합니다.

11. 임직원 수상 이력 정보 시트

임직원의 수상 이력 정보를 설정할 수 있는 시트입니다. Docswave에 설정된 임직원 수상 이력 정보가 있으면, 내용이 기 입력되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력된 임직원 수상 이력 정보의 수정이 가능합니다.
  • 기 입력된 임직원 수상 이력 정보의 삭제는 불가합니다.

(1) 신규로 수상 이력 정보를 입력할 임직원의 E-mail 주소를 입력합니다.

  • 여러 수상 이력 정보을 입력하려면, 여러 E-mail 주소를 입력하여 수상 이력 정보를 입력합니다.

(2) 상훈 명을 입력합니다.

(3) 선택 입력 사항을 입력합니다.

  • 수상일 입력시 YYYY-MM-DD 형태로 입력합니다. (예 : 2018-05-01)

(4) Excel 파일을 저장합니다.

12. 임직원 특허 정보 시트

임직원의 특허 정보를 설정할 수 있는 시트입니다. Docswave에 설정된 임직원 특허 정보가 있으면, 내용이 기 입력되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력된 임직원 특허 정보의 수정이 가능합니다.
  • 기 입력된 임직원 특허 정보의 삭제는 불가합니다.

(1) 신규로 특허 정보를 입력할 임직원의 E-mail 주소를 입력합니다.

  • 여러 특허 정보을 입력하려면, 여러 E-mail 주소를 입력하여 특허 정보를 입력합니다.

(2) 특허 명을 입력합니다.

(3) 선택 입력 사항을 입력합니다.

  • 특허 상태 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 특허 상태를 선택합니다.
  • 특허 등록일 입력시 YYYY-MM-DD 형태로 입력합니다. (예 : 2018-05-01)
  • 특허 URL 입력시 http:// 를 포함하여 입력합니다.

(4) Excel 파일을 저장합니다.


인사 정보 업로드하기

1. 인사 정보 Excel 업로드

Excel 파일에 작성 된 인사 정보를 Docswave에 등록하려면, Excel 파일을 Docswave에 업로드 해야합니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘ 로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단 [인사 정보 설정]을 클릭합니다.

(3) [폴더]  아이콘을 클릭합니다.

(4) 저장 된 Excel 파일을 선택합니다.

(5) [인사 정보 Excel 업로드]를 클릭합니다.

(6) 정상적으로 정보가 등록되었는지 확인합니다.


인사 정보 Excel 업로드 에러 시 주의 사항

입력 오류가 난 지점을 제외한 모든 정보는 업로드가 되어있습니다. 따라서 기존 Excel 파일을 수정 후 재업로드 시 정보가 중복되어 등록됩니다. 입력 오류 수정 시 아래의 방법 중 하나를 선택 후, 수정을 권장드립니다.

  • 오류 수정이 적을 경우 (10개 이하) 권장사항 : 조직원 정보 편집 수정
  • 오류 수정이 많을 경우 권장사항 : 인사 정보 Excel 파일 재 다운로드 후 수정

1. 조직원 정보 편집 수정

(1) 기존 Excel 파일에서 에러가 나타난 시트와 행(라인)의 숫자에 해당되는 입력 오류를 확인합니다.

  • 창을 닫으면 오류 내용이 사라지니, 캡쳐를 권장드립니다.

(2) Docswave 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > 인사 설정 > 조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(3) 정보를 편집할 조직원을 클릭합니다.

(4) 입력 오류 사항을 추가/수정합니다.

(5) [저장]을 클릭합니다.

2. 인사 정보 Excel 파일 재 다운로드 후 수정

업로드 에러 시 다시 인사 정보 Excel 파일을 다운로드 후 입력 오류 부분을 수정하고 재업로드를 하는 방법입니다.

(1) 기존 Excel 파일에서 에러가 나타난 시트와 행(라인)의 숫자에 해당되는 입력 오류를 확인합니다.

  • 창을 닫으면 오류 내용이 사라지니, 캡쳐를 권장드립니다.

(2) 관리자 메뉴 > 인사관리 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘ 로 이동합니다.

(3) 오른쪽 상단 [인사 정보 설정]을 클릭합니다.

(4) [인사 정보 Excel 다운로드]를 클릭합니다.

(5) 기존에 확인한 입력 오류 내용 수정하여 새로운 Excel 파일에 입력합니다.

(6) Excel 파일을 저장합니다.

(7) [폴더] 아이콘을 클릭합니다.

(8) 새로 저장 된 Excel 파일을 선택합니다.

(9) [인사 정보 Excel 업로드]를 클릭합니다.

(10) 정상적으로 정보가 등록되었는지 확인합니다.

Updated on 2018년 7월 2일

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