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조직도/조직원 등록 및 기본 설정

조직도/조직원 관리를 이용하면,

  1. 회사 조직도를 Docswave에서도 적용할 수 있습니다.
  2. 이용 중인 Docswave 조직에 신규 조직원을 추가할 수 있습니다.
  3. 이용 중인 Docswave 조직을 이용 중인 조직원들을 관리할 수 있습니다.

조직도 기본 설정

조직원을 배치할 조직도를 설정합니다. 조직도는 부서 혹은 팀 등의 조직 구성을 가시적으로 등록할 수 있습니다. 5 depth(하위부서)까지 제공되며 Docswave 조직 이름이 1 depth가 됩니다.

1. 부서 추가하기

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) [부서추가] 를 클릭합니다.

(3) 입력칸에 부서명을 입력합니다

(4) [체크]를 클릭합니다.

2. 부서명 수정하기

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) 수정할 부서명에 마우스 커서를 올립니다.

(3) [펜(pen)]을 클릭합니다.

(4) 부서명을 수정합니다.

(5) 체크를 클릭합니다.

3. 부서 삭제하기

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) 삭제할 부서에 마우스 커서를 올립니다.

(3) [휴지통]을 클릭합니다.

(4) [확인]을 클릭합니다.

해당 부서에 속해 있는 조직원이 있다면 부서를 삭제할 수 없습니다.

4. 부서 위치 변경하기

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) 변경할 부서명 앞에  [ ≡ ]드래그 합니다.

(3) 원하는 위치로 상하 또는 좌우로 부서를 이동시킵니다.


조직원 기본 설정

1. 조직원 직접(개별) 추가하기

조직원 추가시 입력된 메일주소로 조직원 초대 메일이 발송됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) [+ 조직원 추가▼] 버튼을 클릭합니다.

(3) [직접추가] 버튼을 클릭합니다.

(4)  필수항목을 모두 입력합니다. 부서를 설정하려면, [수정] 버튼을 클릭합니다.

*‘항목은 필수 입력항목입니다.

(5) [저장] 버튼을 클릭합니다.

2. 조직원의 권한 종류

조직원 추가/편집시 Docswave에서 이용시 권한을 부여할 수 있습니다. 마스터계정은 권한을 부여할 수 없습니다. 문서관리자/일반관리자 권한을 부여시, Docswave 메인화면에서 관리자 메뉴가 생성됩니다.

(1) 문서관리자

Docswave의 전체 문서를 확인하거나 삭제할 수 있습니다. 전 직원의 휴가내역 / 지출내역 / 구매요청 내역을 확인할 수 있습니다. 모든 관리자 기능을 이용할 수 있습니다.

(2) 일반관리자

전체문서함, 휴가내역 / 지출내역 / 구매요청 내역 등의 메뉴를 제외한 모든 관리자 기능을 이용할 수 있습니다.

(3) 조직원

기본적인 Docswave 메뉴를 모두 이용할 수 있습니다. 관리자 메뉴나 관리자에게만 제공되는 기능을 이용할 수 없습니다.

3. Google Contacts로 조직원 추가하기

Google Contacts에 등록되어있는 주소록을 불러와 조직원으로 추가할 수 있습니다. Google Contacts에 등록된 메일 주소가 조직원이 사용될 메일 주소가 됩니다. Google Contacts로 조직원 추가시 일반조직원 권한으로 부여가 됩니다. 별도의 권한 설정을 원하는 경우, 조직원 편집을 해주세요.

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘ 로 이동합니다..

(2) [+ 조직원 추가▼]를 클릭합니다.

(3) [Google Contacts]를 클릭합니다.

(4) 추가할 인원 앞에 체크박스를 클릭합니다.

(5) [확인] 버튼을 클릭합니다.

Google Contacts의 연락처가 나오지 않는다면, Docswave를 로그아웃 한 후, 재시도 해주세요.

 

4. Excel Upload로 조직원 추가하기 

Excel Upload로 조직원을 일괄적으로 추가할 수 있습니다. ‘직위/직책’ 및 ‘조직도’를 먼저 설정한 다음, 설정해주세요. 중복되는 조직원이 있을 경우, Excel Upload에 등록된 정보로 업데이트 됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) [+ 조직원 추가▼]를 클릭합니다.

(3) [Excel Upload]를 클릭합니다.

(4) [입력양식 다운로드]를 클릭합니다.

(5) 다운받은 Excel파일에 조직원 정보를 입력 후 저장합니다.

(6) [폴더] 아이콘을 클릭합니다.

(7) 입력완료 된 Excel 파일을 불러옵니다.

(8) [업로드]를 클릭합니다.

 

5. 조직원 정보 편집하기

조직원의 이메일 주소를 제외한 모든 정보를 편집할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) 편집할 조직원의 이름을 클릭합니다.

(3) 수정할 사항을 편집합니다.

(4) [저장]을 클릭합니다.

일반관리자는 문서관리자, 마스터계정의 권한을 변경할 수 없습니다.

 

6. 조직원 부서 추가하기

선택한 조직원에게 부서를 추가시킬 수 있습니다. 다중 부서로도 설정이 가능합니다.

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) 삭제할 조직원 이름 앞에 체크박스를 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단에 생성된  [조직원 편집▼]을 클릭합니다.

(4) [부서 추가]를 클릭합니다.

(5) 조직도에서 추가할 부서를 클릭합니다.

(6) [확인]을 클릭합니다.

7. 조직원 부서 이동하기

선택한 조직원의 부서를 이동시킬 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) 삭제할 조직원 이름 앞 체크박스를 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단에 생성된 [조직원 편집▼]을 클릭합니다.

(4) [부서 이동]을 클릭합니다.

(5) 조직도에서 이동 시킬 부서를 클릭합니다.

(6) [확인]을 클릭합니다.

8. 조직원 삭제하기

더 이상 조직을 이용하지 않는 조직원을 삭제할 수 있습니다. 단, 마스터계정은 삭제할 수 없습니다. 

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) 삭제할 조직원 이름 앞 체크박스를 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단에 생성된 [조직원 편집▼]을 클릭합니다.

(4) [삭제]를 클릭합니다.

(5) [확인]을 클릭합니다.

조직원을 삭제해도 기안/결재 문서는 남아있습니다.

 


조직원 정보 확인하기

1. 조직원 검색하기

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단의 [돋보기]를 클릭합니다.

(3) 조직원 이름이나 직책을 입력합니다.

(4) [검색]을 클릭합니다.

(5) 다시 조건을 선택하려면 [리사이클] 버튼을 클릭합니다.

2. 전체 조직원 리스트 정보 다운로드

Docswave에 등록된 전체 조직원 리스트 정보를 Excel 문서로 다운받을 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리‘로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단의 [돋보기]를  클릭합니다.

(3) [Excel Export]를 클릭합니다.

 

Updated on 1월 3, 2018

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