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[워크플로우 문서] 개인 문서 양식 관리 사용하기

개인 문서 양식 관리를 이용하면,

  1. 개인적으로 사용할 양식을 등록/수정/삭제할 수 있습니다.
  2. 개인 문서 양식을 통해 등록한 양식으로 기안할 수 있습니다.
  3. 개인 문서 양식은 타 조직원과 공유 할 수 없습니다.
  4. 등록된 양식은 문서 기안 메뉴 > 문서양식 메뉴 에서 확인할 수 있습니다.

조직에서 사용할 공통 문서 양식은 공통 문서양식 관리 메뉴를 통해 설정 할 수 있습니다. (워크플로우 관리 권한을 가진 관리자만 가능)

  • 프리미엄 폼은 ‘;Docswave Premium 서비스‘ 이용 시 사용할 수 있습니다.

;Docswave 양식 종류 확인하기

양식 종류는 양식 제목 앞 아이콘에서 확인할 수 있습니다.

1. 프리미엄 폼 (Premium Form) 

  • 프리미엄 서비스 이용시 제공되는 유료양식입니다.
  • 프리미엄 폼을 이용하여 기안시, 최종승인된 문서의 데이터들은 워크플로우 데이터관리 메뉴로 연동됩니다.

2. 웹 폼 (Web Form)

  • 무료양식입니다.
  • 숫자계산이 필요없는 문서양식(보고서, 기획서, 회의록 등)에 적합합니다.
  • 웹 에디터(Web Editor)를 활용한 양식입니다.
  • 이용 속도가 빠릅니다.
  • 양식 수정시 코드 수정을 통해 양식 내용을 설정할 수 있습니다.
  • 데이터 태그(Data tag)를 활용하여 정보를 불러올 수 있습니다.

3. 구글 폼 (Google Docs Form) 

  • Google 문서도구를 활용한 무료양식입니다.
  • Google Docs, Google Sheets, Google Slides로 작성이 가능합니다.
  • MS 오피스의 엑셀, 워드, 프레젠테이션과 호환됩니다.
  • Google의 뛰어난 보안기술을 통해 매우 안전합니다.

4. 업로드 폼 (Upload Form) 

  • 회사에서 사용하는 특수한 양식을 Docswave에서 사용할 수 있는 양식입니다.
  • MS Office문서, PDF, 한글 파일 등을 그대로 이용할 수 있습니다.
  • 양식 업로드 후 기안시, 해당 양식을 다운 받아 작성 후 업로드하는 형식으로 기안할 수 있습니다.
  •  MS문서나 HWP 파일로만 작성되어야 하는 문서나 공문, 계약서 그리고 복잡한 서식의 엑셀 문서 등을  업로드하여 기안 할 수 있습니다.
  • ;Docswave 내부에서 수정할 수 없습니다.
  • HWP 파일을 이용하여 업로드 시, 결재선을 이용할 수 없습니다.
  • 업로드 폼 이용 시 PDF 이용을 가급적 권장드립니다.

개인 문서 양식 관리

1. 양식 추가하기

(1) 문서 기안 메뉴 > ‘개인 문서 양식 관리’ 로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단 [+] 를 클릭합니다.

(3) 개인 문서 양식 종류를 선택합니다.

  • 프리미엄 폼
  • 웹 폼
  • 업도르 폼
  • Google 스프레드 시트
  • Google 문서
  • Google 프레젠테이션
  • Google Drive에서 불러오기 : Google Drive에 등록된 양식을 불러오는 방법입니다.

(4) [작성] 을 클릭합니다.

(5) 문서 내용을 수정합니다.

(6) 문서 제목을 수정합니다.

(7) 오른쪽 상단 [저장] 을 클릭합니다.

(8) 필요하지 않는 문서라면 [삭제] 를 클릭합니다.

2. 양식 삭제하기

(1) 문서 기안 메뉴 > ‘개인 문서 양식 관리’ 로 이동합니다.

(2) 삭제할 양식 앞 [체크박스] 를 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단 [휴지통] 을 클릭합니다.

(4) [확인]을 클릭합니다.


개인 문서 양식 내용 수정하기

1. 문서 양식 내용 수정하기

(1) 문서 기안 메뉴 > ‘개인 문서 양식 관리’ 로 이동합니다.

(2) [수정할 개인 문서 양식 이름]을 클릭합니다.

(3) 문서 양식 내부 내용을 수정합니다.

  • 웹 폼의 경우, HTML 특성상 오른쪽 [<>소스] 를 클릭하여 수정하시면 편리합니다.
  • 프리미엄 폼 양식 수정의 경우, 이 가이드를 참고해주세요.

(4) 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

2. 문서 양식 제목 변경하기

(1) 문서 기안 메뉴 > ‘개인 문서 양식 관리’ 로 이동합니다.

(2) [양식 제목을 변경할 개인 문서 양식 이름] 을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 사이드 바의 ‘문서양식 제목’ 의 이름을 변경합니다.

(4) 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

3. 문서 양식 설명 입력하기

해당 양식을 사용하여 기안시 어떻게 양식을 이용하는지 알 수 있습니다.

  • 문서 기안 메뉴 > ‘문서 양식’ 의 문서 양식 오른쪽 설명에서 문서 양식 설명을 확인할 수 있습니다.
  • 해당 문서로 기안 시 문서 양식 설명을 확인할 수 있습니다.

(1) 문서 기안 메뉴 > ‘개인 문서 양식 관리’ 로 이동합니다.

(2) [문서 양식 설명을 입력할 개인 문서 양식 이름] 을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 사이드 바의 [양식설명 입력] 을 클릭합니다.

(4) 양식 설명 내용을 입력합니다.

(5) [확인] 을 클릭합니다.

(6) 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

4. 웹 폼 Web Form 양식 문서 가이드 설정하기

Web form 양식의 문서 가이드 설정을 통해 해당 문서 양식의 작성 가이드를 설정/해제할 수 있습니다.

(1) 문서 기안 메뉴 > ‘개인 문서 양식 관리’ 로 이동합니다.

(2) [가이드를 설정할 웹폼 문서 양식 이름] 을 클릭합니다.

(3) 웹폼 에디터 도구 모음 중 [A4 가이드] 를 클릭합니다.

(4) 변경 된 문서 양식 작성 화면을 확인합니다.

(5) 오른쪽 상단 [저장] 을 클릭합니다.

Updated on 2020년 6월 22일

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