기안문서 작성하기

기안문서 작성에 대한 안내사항입니다.

  • 기안문서 작성시 필수 설정 사항 : 프로세스 설정, 캘린더 일정 (필수 설정 항목 등록 시)
  • 기안문서 작성시 선택 설정 사항 : 첨부파일/관련문서 첨부, 의견 작성

기안문서 작성 방법

Docswave에서 기안문서를 작성하는 기본 순서는 다음과 같습니다.

본 기안문서 작성 방법은 “문서 양식”을 이용하는 방법입니다.

 

1. 양식 선택하기

(1) 문서 기안 메뉴 > ‘문서 양식’ 에 이동합니다.

(2) 리스트에서 ‘양식‘을 클릭합니다.

2. 문서내용 입력

각 양식의 특성에 맞게 문서를 작성하면 훨씬 더 편리합니다. 양식 특성은 양식 제목 앞 아이콘을 통해 확인할 수 있습니다.

 

(1) 프리미엄 폼 (Premium Form) 
  • Premium 서비스 이용시 제공되는 유료양식입니다.
  • 휴가신청서, 지출결의서, 구매신청서가 제공됩니다.
  • 조직당 1부씩 제공됩니다.
  • 프리미엄 폼을 이용하여 기안시, 최종승인된 문서의 데이터들은 통계로 연동됩니다.
  • 휴가내역 및 지출/구매내역을 편리하게 확인할 수 있습니다.
(2) 웹 폼 (Web Form)
  • 무료양식입니다.
  • 숫자계산이 필요없는 문서양식(보고서, 기획서, 회의록 등)에 적합합니다.
  • 웹 에디터(Web Editor)를 활용한 양식입니다.
  • 이용 속도가 빠릅니다.
  • 양식 수정시 코드 수정을 통해 양식 내용을 설정할 수 있습니다.
  • 데이터 태그(Data tag)를 활용하여 정보를 불러올 수 있습니다.
(3) 구글 폼 (Google Form) 
  • Google 문서도구를 활용한 무료양식입니다.
  • Google Docs, Google Sheets, Google Slides로 작성이 가능합니다.
  • MS 오피스의 엑셀, 워드, 프레젠테이션과 호환됩니다.
  • Google의 뛰어난 보안기술을 통해 매우 안전합니다.
(4) 업로드 폼 (Upload Form) 
  • 회사에서 사용하는 특수한 양식을 Docswave에서 사용할 수 있는 양식입니다.
  • MS Office문서, PDF, 한글 파일 등을 그대로 이용할 수 있습니다.
  • 양식 업로드 후 기안시, 해당 양식을 다운 받아 작성 후 업로드하는 형식으로 기안할 수 있습니다.
  •  MS문서나 HWP 파일로만 작성되어야 하는 문서나 공문, 계약서 그리고 복잡한 서식의 엑셀 문서 등을  업로드하여 기안 할 수 있습니다.
  • Docswave 내부에서 수정할 수 없습니다.

3. 프로세스(결재선) 설정하기

문서를 작성한 다음, 프로세스를 설정합니다

(1) 문서 기안 메뉴 > ‘문서 양식’ 에 이동합니다.

(2) 리스트에서 ‘양식‘을 클릭합니다.

(3) 양식 내용을 작성합니다.

(4) 오른쪽 프로세스 설정을 클릭합니다.

1) 직접설정으로 등록

직접설정 ‘ 을 클릭하여 결재자를 선택합니다. 조직도에서 선택하거나, 조직원 리스트에서 선택합니다.

① 승인자, 협조자 추가

승인자와 협조자는 ‘모두’ 승인/반려가 가능한 결재자입니다. 조직에 따라 구분하여 사용합니다.

  • 승인자 : 해당 기안문서에 대해 직접적 연관이 있는 결재자
  • 협조자 : 해당 기안문서 건에 대해 협조해야할 유관 부서 결재자
  • ‘조직도’ 또는 ‘조직원’  에서 담당자를 선택합니다.
  • [승인자 ▷] 또는 [협조자 ▷] 를 클릭합니다.

 

② 합의자 추가

‘합의자’는 결재 순서가 동일한 승인자입니다.

  • 모든 합의자가 승인을 해야 다음 프로세스로 결재 단계가 넘어갑니다.
  • 한명의 합의자라도 반려하면, 해당 문서는 최종 반려처리 됩니다.
  • 합의자가 승인한 것은 승인취소가 되지 않습니다.
  • ‘조직도’ 또는 ‘조직원’에서 담당자를 2명 이상 선택합니다.
  • [합의자 ▷] 를 클릭합니다.

③ 수신자, 회람자 추가

  • ‘수신자’는 최종승인 문서를 확인할 수 있습니다.
  • ‘회람자’는 기안시점부터 완료까지의 ‘진행 상황’을 확인할 수 있습니다.
  • ‘조직도’ 또는 ‘조직원’  에서 담당자를 선택합니다.
  • [회람자 ▷] 또는 [수신자 ▷] 를 클릭합니다.

 

④ 외부수신자 추가

공동연락처에 등록된 ‘외부관계자’를 추가합니다. 기안문서가 최종 승인되면 외부수신자의 메일로 문서가 발송됩니다.

  • ‘공동연락처’ 에서 담당자를 선택합니다.
  • [외부수신자 ▷] 를 클릭합니다.

2) 불러오기(Import) 로 등록

직접설정 ‘ 을 클릭하여 관리자가 미리 등록해둔 ‘공동 프로세스’를 불러옵니다.

 공동 프로세스 중 하나를 클릭합니다.

프로세스 설정 창의 [확인] 을 클릭합니다.

3) [premium] 기안자가 직접선택 추가

관리자가 미리 결재선을 설정한 양식의 기능입니다.

결재선에 “기안자가 직접 선택” 이 보인다면, 말풍선의 관리자 메세지를 확인하세요.

 프로세스 설정 영역에서  [프로세스 설정] 버튼을 클릭합니다.

② 프로세스(결재진행 순서) > ‘기안자가 직접 선택’의 [+플러스] 버튼을 클릭합니다.

 리스트에서 담당자를 선택하고 [확인] 을 클릭합니다.

프로세스 설정 창의 [확인]을 클릭합니다.

4. 파일첨부 / 관련문서 첨부

(1) 첨부파일 (PC에서)

PC에 저장된 파일을 추가합니다.

1) 오른쪽 프로세스 설정 바에서 [클립] 을 클릭합니다.

2) ‘첨부파일’의 [클립] 을 클릭합니다.

3)  파일을 선택한 다음 [열기] 를 클릭해 추가합니다.

  • 첨부파일의 총 용랑은 50MB를 넘길 수 없습니다.
  • 대용량의 첨부시, Google 드라이브를 통한 첨부를 권장드립니다.
(2) 첨부파일 (Google 드라이브에서)

Google드라이브에 저장된 파일을 추가합니다.

1) 오른쪽 프로세스 설정 바에서 [클립] 을 클릭합니다.

2) ‘첨부파일’의 [구글드라이브 로고] 를 클릭합니다.

3)  (팝업차단 확인) ‘파일선택 팝업’에서 파일을 선택한 다음, [선택] 을 클릭합니다.

(3) 관련문서 

이미 승인된 문서, 반려된 문서 등 나와 관련있는 문서를 첨부합니다.

1) 오른쪽 프로세스 설정 바에서 [클립] 을 클릭합니다.

2) ‘관련문서’의 [+] 를 클릭합니다.

3) 문서제목 앞의 ㅁ체크박스 를 선택한 다음, [확인] 을 클릭합니다.

 

5. 의견 등록

(1) 오른쪽 프로세스 설정 바에서 [말풍선] 을 클릭합니다.

(2) 의견을 입력한 다음, [전송을 클릭합니다.

알림받을 사람을 지정하려면, 다음과 같이 설정해주세요.
  1. [사람 아이콘] 을 클릭하고, 알림받을 사람을 선택하여 추가합니다.
  2. 의견을 입력한 다음, [전송] 합니다.

6.  [Premium] 캘린더 등록

캘린더와 연동된 양식을 작성한다면, '캘린더 설정'을 해야만 합니다.

(1) 오른쪽 프로세스 설정 바에서 [캘린더] 을 클릭합니다.

(2) ‘제목’과 ‘시작날짜~종료날짜’ 를 입력합니다.

(3) [저장] 을 클릭하여 등록합니다.

7. 문서제목 변경하기

이미 양식에 등록된 제목을 변경할 수 있습니다.

(1) 문서작성, 결재 프로세스 설정을 모두 끝냈다면,

(2) [기안하기] 를 클릭합니다. 다시한번 [확인] 을 클릭해 완료합니다.

8. 기안하기

(1) 문서작성과 결재선 설정을 모두 끝냈다면, 상단의 [기안하기] 를 클릭합니다.

(2) 다시한번 [확인] 을 클릭해야 완료됩니다.


기안취소하기

첫 번째 승인자가 승인 하기 전까지, 기안자는 기안을 취소할 수 있습니다.

(1) 워크플로우 문서 메뉴 > 기안문서 메뉴 에 접속합니다.

(2) ‘기안취소할 문서‘를 클릭합니다.

(3)  [기안취소] 를 클릭합니다.

(4) [확인] 을 클릭합니다.

(5) 기안취소된 문서는 임시문서 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

  •  기안취소가 되면, 첫번째 승인자에게 알림메세지가 발송됩니다.

재기안하기

기존에 작성한 문서를 기반으로 재기안을 할 수 있습니다.

  • 단, 기안한 문서의 양식이 삭제되면 재기안을 할 수 없습니다.

1. 최근 기안승인(최종승인) 문서를 통한 재기안

기안자 본인의 문서 중 최종승인을 받은 문서들을 바로 재기안 할 수 있습니다.

(1) 문서 기안 메뉴 > ‘최근 승인 문서’ 로 이동합니다.

(2) ‘재기안할 문서‘를 클릭합니다.

(3) 불러온 문서를 기반으로 문서를 작성합니다.

  • 프리미엄 폼(휴가신청서,구매요청서,지출결의서)는 [RESET] 버튼을 누르면 불러온 내용이 삭제됩니다.

(4) 결제 프로세스를 확인합니다.

(5) [기안하기]를 클릭합니다.

2. 워크플로우 문서함을 통한 재기안

내가 결재 프로세스에 포함되어있는 문서들을 재기안 할 수 있습니다. 단, 최종승인/반려 된 문서만 재기안 할 수 있습니다.

(1) 워크플로우 문서 메뉴 >  재기안하려는 문서의 메뉴 에 접속합니다.

  • 기안문서
  • 결재완료문서
  • 수신문서
  • 회람문서
  • 전결문서

(2) ‘재기안할 문서‘를 클릭합니다.

(3) [재기안(다시작성)]을 클릭합니다.

(4) [확인] 을 클릭합니다.

(5) 문서작성 페이지로 이동합니다.

  • 결재/수신/회람/전결 문서함에서 재기안 할 시 첨부파일이 함께 포함되어있습니다.

기안문서 작성 카테고리

1. 최근 승인 문서

내가 기안한 문서 중 최종승인까지 완료된 문서 리스트입니다. 리스트의 문서를 클릭하면 재기안이 가능합니다.

2. 즐겨찾는 양식

공동양식이나 나의 양식에서 내가 자주 사용하는 문서를 즐겨찾는 양식으로 등록해 한 페이지에서 모아볼 수 있습니다.

(1) 문서 기안 메뉴  > ‘문서 양식’ 으로이동합니다.

(2) 각 양식명 앞의 [☆] 을 클릭하시면 즐겨찾는 양식으로 등록됩니다.

(3) 최근에 즐겨찾기 양식으로 등록한 5개는 ‘문서양식’ 하단에 나타납니다.

Updated on 2018년 7월 2일

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