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공통 문서양식 관리 이용 방법 (구 : 문서 양식)

공통 문서양식 관리를 이용하면,

  1. 조직에서 사용할 양식들을 추가/수정/복사/삭제할 수 있습니다.
  2. 조직에서 사용할 조직 내부에 맞게 편집하여 사용할 수 있습니다.
  3. 프리미엄 폼 – 휴가신청서 양식의 조직원 휴가일수와 휴가종류를 설정할 수 있습니다.
  4. 프리미엄 폼 – 지출결의서 양식의 계정 과목을 설정할 수 있습니다.
  5. 프리미엄 폼 – 구매요청서 양식의 구매 품목을 설정할 수 있습니다.

공통 문서양식 관리메뉴는 워크플로우 관리 권한이 있는 관리자만 접근이 가능합니다. 

  • 프리미엄 폼은 ‘Docswave Premium 서비스‘ 이용 시 사용할 수 있습니다.

공통 문서양식 카테고리 관리

양식 종류별로 분류할 수 있는 카테고리입니다.

  • 문서 카테고리를 만들면, 마스터계정의 구글 드라이브 폴더 안에 카테고리명의 폴더가 생성됩니다.

1. 카테고리 추가하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) 문서카테고리 오른쪽 [+] 를 클릭합니다.

(3) ‘카테고리명’ 을 입력합니다.

(4) [체크] 를 클릭합니다.

2. 카테고리 이름 변경하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) ‘변경할 카테고리’에 마우스를 올린 후, [펜(pen)]을 클릭합니다.

(3) ‘카테고리명’ 을 입력합니다.

(4) [체크] 를 클릭합니다.

3. 카테고리 위치 변경하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) 카테고리 앞의 [≡] 를 마우스 커서로 클릭한 상태에서 드래그합니다.

(3) 원하는 위치로 끌어다 놓습니다.

4. 카테고리 삭제하기

카테고리에 양식이 존재한다면, 다른 카테고리로 양식을 이동/삭제해야합니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) ‘삭제할 카테고리‘에 마우스 커서를 올린 후, [휴지통] 을 클릭합니다.

(3) [확인] 을 클릭합니다.


Docswave 양식 종류 확인하기

양식 종류는 양식 제목 앞 아이콘에서 확인할 수 있습니다.

1. 프리미엄 폼 (Premium Form) 

  • Premium 서비스 이용시 제공되는 유료양식입니다.
  • 프리미엄 폼을 이용하여 기안시, 최종승인된 문서의 데이터들은 워크플로우 데이터관리 메뉴로 연동됩니다.
  • 휴가내역 및 지출/구매내역을 편리하게 확인할 수 있습니다.

2. 웹 폼 (Web Form)

  • 무료양식입니다.
  • 숫자계산이 필요없는 문서양식(보고서, 기획서, 회의록 등)에 적합합니다.
  • 웹 에디터(Web Editor)를 활용한 양식입니다.
  • 이용 속도가 빠릅니다.
  • 양식 수정시 코드 수정을 통해 양식 내용을 설정할 수 있습니다.
  • 데이터 태그(Data tag)를 활용하여 정보를 불러올 수 있습니다.

3. 구글 폼 (Google Docs Form) 

  • Google 문서도구를 활용한 무료양식입니다.
  • Google Docs, Google Sheets, Google Slides로 작성이 가능합니다.
  • MS 오피스의 엑셀, 워드, 프레젠테이션과 호환됩니다.
  • Google의 뛰어난 보안기술을 통해 매우 안전합니다.

4. 업로드 폼 (Upload Form) 

  • 회사에서 사용하는 특수한 양식을 Docswave에서 사용할 수 있는 양식입니다.
  • MS Office문서, PDF, 한글 파일 등을 그대로 이용할 수 있습니다.
  • 양식 업로드 후 기안시, 해당 양식을 다운 받아 작성 후 업로드하는 형식으로 기안할 수 있습니다.
  •  MS문서나 HWP 파일로만 작성되어야 하는 문서나 공문, 계약서 그리고 복잡한 서식의 엑셀 문서 등을  업로드하여 기안 할 수 있습니다.
  • Docswave 내부에서 수정할 수 없습니다.
  • HWP 파일을 이용하여 업로드 시, 결재선을 이용할 수 없습니다.
  • 업로드 폼 이용 시 PDF 이용을 가급적 권장드립니다.

공통 문서양식 관리

1. 양식 추가하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단 [+] 를 클릭합니다.

(3) 공통 양식 종류를 선택합니다.

  • 프리미엄 폼 : ‘Docswave Premium 서비스‘ 이용 시 사용할 수 있습니다.
  • 웹 폼
  • 업도르 폼
  • Google 스프레드 시트
  • Google 문서
  • Google 프레젠테이션
  • Google Drive에서 불러오기 : Google Drive에 등록된 양식을 불러오는 방법입니다.

(4) [작성] 을 클릭합니다.

(5) 양식 내용을 수정합니다.

(6) 양식 제목을 수정합니다.

(7) 오른쪽 상단 [저장] 을 클릭합니다.

(8) 필요하지 않는 문서라면 [삭제]를 클릭합니다.

2. 양식 삭제하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) 삭제할 양식 앞 [체크박스] 를 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단 [휴지통] 을 클릭합니다.

(4) [확인]을 클릭합니다.

3. 양식 카테고리 이동하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) 삭제할 양식 앞 [체크박스] 를 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단 [카테고리 이동] 을 클릭합니다.

(4) 이동할 문서 카테고리를 선택합니다.

(5) [확인]을 클릭합니다.

4. 양식 복사하기

양식을 복사하면 해당 양식의 내용이 복사 됩니다.

  • 기존 프리미엄 폼 (휴가신청서, 구매요청서, 지출결의서)는 복사가 불가합니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) 복사할 양식 오른쪽 [점] 을 클릭합니다.

(3) [복사] 를 클릭합니다.

(4) [확인]을 클릭합니다.

(5) 목록에 추가된 양식을 확인합니다.

  • 복사된 양식은 양식 이름 뒤 [ _COPY] 가 표기되어 있습니다.


공통 문서양식 내용 수정하기

1. 문서 양식 내용 수정하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) [수정할 공통 문서양식 이름]을 클릭합니다.

(3) 문서 양식 내부 내용을 수정합니다.

  • 웹폼의 경우, HTML 특성상 오른쪽 [<>소스] 를 클릭하여 수정하시면 편리합니다.

(4) 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

2. 문서 양식 제목 변경하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) [양식 제목을 변경할 공통 문서 양식 이름] 을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 사이드 바의 ‘문서양식 제목’ 의 이름을 변경합니다.

(4) 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

3. 문서 양식 설명 입력하기

기안자가 해당 양식을 사용하여 기안시 어떻게 양식을 이용하는지 알 수 있습니다.

  • 문서 기안 메뉴 > ‘문서 양식’ 의 문서 양식 오른쪽 설명에서 문서 양식 설명을 확인할 수 있습니다.
  • 해당 문서로 기안 시 문서 양식 설명을 확인할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) [문서 양식 설명을 입력할 공통 문서 양식 이름] 을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 사이드 바의 [양식설명 입력] 을 클릭합니다.

(4) 양식 설명 내용을 입력합니다.

(5) [확인] 을 클릭합니다.

(6) 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

4. 웹 폼 Web Form 양식 문서 가이드 설정하기

Web form 양식의 문서 가이드 설정을 통해 해당 문서 양식의 작성 가이드를 설정/해제할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서양식 관리 ‘로 이동합니다.

(2) [가이드를 설정할 웹폼 문서 양식 이름] 을 클릭합니다.

(사진)

(3) 웹폼 에디터 도구 모음 중 [A4 가이드] 를 클릭합니다.

(4) 변경 된 문서 양식 작성 화면을 확인합니다.

(5) 오른쪽 상단 [저장] 을 클릭합니다.

5. [Premium] 양식과 캘린더 연동, 결재선 지정, 제목규칙 설정

Docswave Premium 서비스‘ 이용 시 사용할 수 있습니다.

이 가이드를 참고 바랍니다.

6. [Premium] 문서 양식 전결 설정 방법

Docswave Premium 서비스‘ 이용 시 사용할 수 있습니다.

이 가이드를 참고 바랍니다.

Updated on 2018년 7월 19일

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