문서 양식 기본 설정

문서양식을 이용하면,

  1. 조직원들이 기안시 공동으로 사용할 문서 양식을 추가 및 관리할 수 있습니다.
  2. 양식 내용을 수정 및 관리할 수 있습니다.
  3. [Premium] 전결자 지정, 캘린더 연동, 양식별 프로세스 설정을 할 수 있습니다.

문서양식 메뉴는 문서관리 권한이 있는 관리자만 접근이 가능합니다.


문서 카테고리 관리

양식 종류별로 분류할 수 있는 카테고리입니다. 문서 카테고리를 만들면, 마스터계정의 구글 드라이브 폴더 안에 카테고리명의 폴더가 생성됩니다.

1. 카테고리 추가하기

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) [카테고리 추가] 를 클릭합니다.

(3) ‘카테고리명’을 입력합니다.

(4) [체크] 를 클릭합니다.

2. 카테고리 이름 변경하기

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) ‘변경할 카테고리’에 마우스를 올린 다음, 펜(pen) 모양을 클릭합니다.

(3) ‘카테고리 명’을 변경합니다.

(4) [체크] 를 클릭합니다.

3. 카테고리 위치 변경하기

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 카테고리 앞의 를 마우스 커서로 클릭한 상태로 드래그합니다.

(3) 원하는 위치로 변경합니다.

4. 카테고리 삭제하기

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) ‘삭제할 카테고리‘에 마우스 커서를 올린 후, [휴지통] 을 클릭합니다.

(3) [확인] 을 클릭합니다.

※ 카테고리에 양식이 존재한다면, 다른 카테고리로 양식을 이동 또는 삭제해야합니다.


양식 종류 확인하기

Docswave에서 이용하는 각 양식에는 4가지 종류가 있습니다. 각 양식별로 종류별 특성이 있습니다. 적정한 양식에서 기안할 수 있도록 종류를 설정하면 업무 활용에 용이합니다. 양식 종류는 양식 제목 앞 아이콘에서 확인할 수 있습니다.

1. 프리미엄 폼 (Premium Form) 

  • Premium 서비스 이용시 제공되는 유료양식입니다.
  • 휴가신청서, 지출결의서, 구매신청서가 제공됩니다.
  • 조직당 1부씩 제공됩니다.
  • 프리미엄 폼을 이용하여 기안시, 최종승인된 문서의 데이터들은 통계로 연동됩니다.
  • 휴가내역 및 지출/구매내역을 편리하게 확인할 수 있습니다.

2. 웹 폼 (Web Form)

  • 무료양식입니다.
  • 숫자계산이 필요없는 문서양식(보고서, 기획서, 회의록 등)에 적합합니다.
  • 웹 에디터(Web Editor)를 활용한 양식입니다.
  • 이용 속도가 빠릅니다.
  • 양식 수정시 코드 수정을 통해 양식 내용을 설정할 수 있습니다.
  • 데이터 태그(Data tag)를 활용하여 정보를 불러올 수 있습니다.

3. 구글 폼 (Google Docs Form) 

  • Google 문서도구를 활용한 무료양식입니다.
  • Google Docs, Google Sheets, Google Slides로 작성이 가능합니다.
  • MS 오피스의 엑셀, 워드, 프레젠테이션과 호환됩니다.
  • Google의 뛰어난 보안기술을 통해 매우 안전합니다.

4. 업로드 폼 (Upload Form) 

  • 회사에서 사용하는 특수한 양식을 Docswave에서 사용할 수 있는 양식입니다.
  • MS Office문서, PDF, 한글 파일 등을 그대로 이용할 수 있습니다.
  • 양식 업로드 후 기안시, 해당 양식을 다운 받아 작성 후 업로드하는 형식으로 기안할 수 있습니다.
  •  MS문서나 HWP 파일로만 작성되어야 하는 문서나 공문, 계약서 그리고 복잡한 서식의 엑셀 문서 등을  업로드하여 기안 할 수 있습니다.
  • Docswave 내부에서 수정할 수 없습니다.

양식 등록하기

조직원들이 기안시 공동으로 사용할 양식을 등록합니다. 등록된 양식들은 기안문서 작성 메뉴 > 공동양식에서 확인할 수 있습니다.

1. 양식 종류 직접 추가하기

회사에서 사용하는 양식을 직접 추가하여  Docswave에서 이용할 수있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단 [+ 양식등록] 을 클릭합니다.

(3)  ‘직접추가‘ 를 클릭합니다.

 

(1)  Web Form (웹폼) 등록 

1) Web Form 등록 > ‘제목‘ 을 입력합니다.

2) [작성하기] 을 클릭합니다.

3) ‘에디터(Editor)‘ 기능을 이용하거나, ‘코드보기(</>)‘ 로 웹(HTML) 양식을 만듭니다.

4) 사용할 양식을 화면에서 설정합니다.

5) 양식에 함께 사용할 부수적인 항목들을 설정합니다.

  • 양식설명 입력
  • 기안문서 제목 규칙 설정 (Premium)
  • 캘린더 연동 (Premium)
  • 전결자 지정 (Premium)
  • 프로세스 설정 (Premium)

6) [저장] 을 클릭합니다.

데이터 태그를통해 기안자 정보와 기안일을 자동입력 할 수 있습니다.

(2)  Upload Form 등록

1) Upload Form 등록 > ‘제목’ 을 입력합니다.

2) [작성하기] 을 클릭합니다.

3) 화면 중앙의 [파일선택] 을 클릭한 다음, MS/HWP/PDF 등의 양식을 업로드합니다.

4) 업로드된 양식을 화면에서 확인합니다.

5) 양식에 함께 사용할 부수적인 항목들을 설정합니다.

  • 양식설명 입력
  • 기안문서 제목 규칙 설정 (Premium)
  • 캘린더 연동 (Premium)
  • 전결자 지정 (Premium)
  • 프로세스 설정 (Premium)

6) [저장] 을 클릭합니다.

(3)  Google Form 등록 

1) Google Form 등록 > ‘선택‘ 을 클릭합니다.

2) Google Docs, Google Sheets, Google Slide 또는 Google Drive에서 불러오기 를 선택합니다.

3) ‘제목‘을 입력합니다.

4) [작성하기] 를 클릭합니다.

5) 사용할 양식을 화면에서 설정합니다.

6) 양식에 함께 사용할 부수적인 항목들을 설정합니다.

  • 양식설명 입력
  • 기안문서 제목 규칙 설정 (Premium)
  • 캘린더 연동 (Premium)
  • 전결자 지정 (Premium)
  • 프로세스 설정 (Premium)

7) [저장] 을 클릭합니다.

2. Docswave 제공 양식을 추가하여 등록하기

Docswave에서 제공해드리는 양식을 추가하여 조직원들과 함께 이용할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단 [+ 양식등록] 을 클릭합니다.

(3)  ‘Docswave 제공양식‘ 을 클릭합니다.

(1) Web Form 양식 등록

1) ‘Web Form‘ 탭을 클릭합니다.

2) 사용할 양식의 제목 앞에 체크박스를 클릭합니다.

3) 오른쪽 상단의 [선택 문서 사용] 을 클릭합니다.

4) ‘문서카테고리‘ 를 선택합니다.

5) [확인] 을 클릭합니다.

6) 양식이 ‘문서양식 리스트‘ 에 등록되었는지 확인합니다.

(2) Premium Form 등록 

1) ‘Premium Form‘ 탭을 클릭합니다.

2) 사용할 양식의 제목 앞에 체크박스를 클릭합니다.

3) 오른쪽 상단의 [선택 문서 사용] 을 클릭합니다. 프리미엄 폼은 각 조직별로 양식 1부만 사용할 수있습니다.

4) ‘문서카테고리‘ 를 선택합니다.

5) [확인] 을 클릭합니다.

6) 양식이 ‘문서양식 리스트‘ 에 등록되었는지 확인합니다.

(3) Google Docs 등록

1) ‘Google Docs‘ 탭을 클릭합니다.

2) 사용할 양식의 제목 앞에 체크박스를 클릭합니다.

3) 오른쪽 상단의 [선택 문서 사용] 을 클릭합니다.

4) ‘문서카테고리‘ 를 선택합니다.

5) [확인] 을 클릭합니다.

6) 양식이 ‘문서양식 리스트‘ 에 등록되었는지 확인합니다. Google Docs 문서는 등록 시간이 5분 정도 소요됩니다.


양식 설정하기

등록된 양식의 내용을 설정할 수 있습니다. 변경된 양식 내용들은 조직원들이 함께 이용할 수 있습니다.

1. 양식 제목 변경하기

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 양식 제목을 변경할 양식을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 사이드 바의 ‘문서양식 제목’ 의 [변경하기] 클릭합니다.

(4) ‘문서양식 제목’ 의 입력칸 내용을 변경하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

(5) 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

2. 양식 설명 입력하기

양식 설명을 입력하면, 기안자가 해당 양식을 사용하여 기안시 어떻게 양식을 이용하는지 알 수 있습니다. 입력된 양식 설명은 기안문서 작성 메뉴 > 양식 설명을 입력한 양식을 클릭하면 확인할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 양식 설명을 입력할 양식을 클릭합니다.

(3) 오른쪽 사이드 바의 [양식설명 입력] 을 클릭합니다.

(4) 양식 설명 내용을 입력합니다.

(5) [확인] 을 클릭합니다.

(6) 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

3. Web Form 양식 문서 가이드 설정

Web form 양식의 문서 가이드 설정을 통해 해당 문서 양식의 작성 가이드를 설정/해제할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 가이드를 설정할 웹폼 양식을 설정합니다.

(3) 웹폼 에디터 도구 모음 중 [A4 가이드] 를 클릭합니다.

(4) 변경 된 문서 양식 작성 화면을 확인합니다.

(5) 오른쪽 상단의 [저장] 을 클릭합니다.

4. [Premium] 양식과 캘린더 연동, 결재선 지정, 제목규칙 설정

프리미엄 이용조직은 양식과 구글 캘린더를 연동할 수 있고, 양식별로 제목규칙을 설정할 수 있습니다. 또한 양식에 프로세스(결재선)을 미리 등록해두어 기안문서를 편리하게 이용할 수 있습니다.

 


양식 관리하기

[Premium] 1. 양식 프로세스 지정하기

양식에 프로세스를 지정합니다. 프로세스 지정시 공동프로세스로 등록된 프로세스를 이용합니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 문서양식 리스트에서 프로세스 편집할 양식 앞 체크박스를 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단 [프로세스 편집]을 클릭합니다.

(4) [양식에 프로세스 지정]을 클릭합니다.

(5) 등록된 공동프로세스를 클릭합니다.

  • 공동프로세스 등록은 문서관리 > 공동프로세스 메뉴에서 추가할 수 있습니다.
  • 양식 상세화면 에서도 프로세스를 편집할 수 있습니다.

[Premium] 2. 양식 프로세스 제거하기

양식에 지정된 프로세스를 제거합니다. 프로세스가 지정된 양식은 양식 제목 오른쪽에 [Pen] 표시가 되어있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 문서양식 리스트에서 프로세스 편집할 양식 앞 체크박스를 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단 [프로세스 편집] 을 클릭합니다.

(4) [양식에 프로세스 제거] 를 클릭합니다.

(5) [확인] 을 클릭합니다.

  • 양식 상세화면 에서도 프로세스를 편집할 수 있습니다.

3. 양식 카테고리 변경하기

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 문서양식 리스트에서 프로세스 편집할 양식의 체크박스를 클릭합니다.

(3) [양식편집] 을 클릭합니다.

(4) ‘카테고리 변경‘ 을 클릭합니다.

(5) ‘변경할 문서카테고리‘ 를 선택합니다.

4. 양식 삭제하기

(1) 관리자 메뉴 > 문서관리 메뉴 > ‘문서양식‘ 으로 이동합니다.

(2) 문서양식 리스트에서  삭제할 양식 앞 체크박스를 클릭합니다.

(3) [양식편집] 을 클릭합니다.

(4) ‘삭제‘ 을 클릭합니다.

(5) [확인] 을 클릭합니다.

  • 양식 상세화면 에서도 삭제할 수 있습니다.

Updated on 2018년 5월 23일

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