1. Home
  2. 관리자 사용설명서
  3. [데이터 관리] 워크플로우 문서 관리 이용 방법
  1. Home
  2. 데이터 관리
  3. [데이터 관리] 워크플로우 문서 관리 이용 방법

[데이터 관리] 워크플로우 문서 관리 이용 방법

워크플로우 문서 관리를 이용하면,

  1. 결재가 진행 중이거나 결재가 완료된 모든 문서들을 확인할 수 있습니다.
  2. 문서를 삭제하거나 첨부 파일 및 관련 문서를 추가할 수 있습니다.
  3. 문서 일괄 인쇄를 할 수 있습니다.

워크플로우 문서 관리 메뉴는 데이터 관리 권한이 있는 관리자만 접근이 가능합니다.


문서 확인하기

;Docswave 조직 내부에서 결재가 진행 중이거나 결재가 완료된 문서들을 확인할 수 있습니다. 문서 양이 많으면 스크롤을 내리거나 페이지를 이동하여 확인할 수 있습니다. 반려된 문서도 함께 확인 가능합니다.

1. 문서 검색하기

조건에 따라 원하는 문서를 검색하여 확인할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터 관리 메뉴 > ‘워크플로우 문서 관리‘로 이동합니다.

(2) [검색] 버튼을 클릭합니다.

(3) 원하는 조건을 입력합니다.

  • 문서 상태 : 결재 중, 최종 승인, 반려, 전결 중 선택
  • 검색 기간 : 기안일/최종 승인일 기준으로 검색 기간을 선택
  • 문서 제목 : 검색하고자 하는 문서 제목 입력
  • 기안자 : 문서를 기안한 조직원 이름 선택
  • 중간/최종 결재자 : 문서를 중간/최종 결재한 조직원 이름 선택
  • 수신/회람자 : 문서를 수신/회람한 조직원 이름 선택
  • 첨부 파일명 : 첨부된 파일명 입력

(4) [검색]을 클릭합니다.

(5) 다시 조건을 선택하려면 [리턴] 버튼을 클릭합니다.

2. 그룹별로 문서 확인하기

문서를 조건별로 그룹화하여 확인할 수 있습니다. 조건은 한 가지만 설정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터 관리 메뉴 > ‘워크플로우 문서 관리‘로 이동합니다.

(2) 우측 상단 [≡]을 클릭합니다.

(3) 원하는 조건을 선택 합니다.

  • 그룹없음 : 조건 없이 문서 나열
  • 상태 : 진행중, 최종승인, 반려, 전결 로 그룹화
  • 기안자 : 문서를 기안한 조직원 명으로 그룹화
  • 기안일 : 문서를 기안한 날짜로 그룹화
  • 최종승인자 : 문서를 최종승인한 조직원 명으로 그룹화
  • 최종승인일 : 문서를 최종승인된 날짜로 그룹화

(4) 그룹별로 묶여진 문서들을 확인합니다.

3. 표시될 항목 설정하기

워크플로우 문서 관리에 표시될 항목을 설정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터 관리 메뉴 > ‘워크플로우 문서 관리‘로 이동합니다.

(2) 우측 상단 [눈] 버튼을 클릭합니다.

(3) 워크플로우 문서 괸리에 표시하지 않을 항목들을 클릭합니다.

  • 상태
  • 문서명
  • 기안자
  • 기안일
  • 최종 결재자
  • 최종 승인일

4. 구글 드라이브에서 문서 확인하기

해당 문서가 저장되어있는 구글 드라이브 폴더로 바로 이동하여 문서를 확인할 수 있습니다. 기안 문서에 첨부 파일이 함께 업로드되어 있을 경우, 첨부 파일도 구글 드라이브 폴더에 함께 저장됩니다. 단, 관련 문서로 첨부한 것은 저장되지 않습니다.

  • 웹폼/프리미엄폼 : 최종 승인된 문서만 PDF 형식으로 폴더에 저장
  • 업로드폼/구글폼 : 해당 문서 형식으로 폴더에 저장

(1) 관리자 메뉴 > 데이터 관리 메뉴 > ‘워크플로우 문서 관리‘로 이동합니다.

(2) 우측으로 스크롤하여 해당 문서의 [구글 드라이브 아이콘]을 클릭합니다.

(3) 구글 드라이브 폴더로 이동되어 해당 문서를 확인합니다.


문서 관리하기

;Docswave 조직 내 모든 문서들을 관리할 수 있습니다.

1. 문서 삭제하기

문서 상태에 관계없이 문서를 삭제할 수 있습니다. 문서에 등록된 캘린더 일정도 함께 삭제할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터 관리 메뉴 > ‘워크플로우 문서 관리‘로 이동합니다.

(2) 삭제할 문서 앞 [체크박스]를 클릭합니다. 여러 개의 문서를 삭제할 시 체크박스를 여러개 클릭합니다.

(3) 우측 상단 [휴지통 아이콘]을 클릭합니다.

(4) 캘린더 일정을 함께 삭제하려면, 캘린더 일정 삭제 여부의 체크박스를 클릭합니다.

(5) [확인] 을 클릭합니다.

2. 첨부 파일 추가하기

문서에 첨부 파일을 추가할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터 관리 메뉴 > ‘워크플로우 문서 관리‘로 이동합니다.

(2) 첨부 파일을 추가할 문서의 제목을 클릭합니다.

(3) 화면 오른쪽 [클립] 모양 아이콘을 클릭합니다.

(4) 첨부파일 항목의 불러올 경로 버튼을 추가합니다.

(5) 추가할 파일을 선택합니다.

3. 관련 문서 추가하기

문서에 관련 문서를 추가할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터 관리 메뉴 > ‘워크플로우 문서 관리‘로 이동합니다.

(2) 관련 문서를 추가할 문서의 제목을 클릭합니다.

(3) 화면 우측 [클립] 모양 아이콘을 클릭합니다.

(4) 관련 문서 항목의 [+] 버튼을 클릭합니다.

(5) 추가할 관련문서 제목 앞 체크박스를 클릭합니다.

(6) [확인]을 클릭합니다.

4. 수신자 추가하기

문서의 결재 진행 과정에 상관없이 수신자를 추가할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터 관리 메뉴 > ‘워크플로우 문서 관리‘로 이동합니다.

(2) 수신자를 추가할 문서의 제목을 클릭합니다.

(3) 수신자 항목에 추가할 수신자를 클릭합니다.

(4) 수신하려는 사람을 선택합니다.

(5) [확인] 버튼을 클릭합니다.


일괄 인쇄하기

프리미엄 기안문서 일괄인쇄 가이드를 참고해주세요.

Updated on 2020년 6월 19일

이 글이 도움이 되셨나요?

관련있는 문서