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전체문서함 기본 이용 방법

전체문서함을 이용하면,

  1. 결재가 진행중이거나 결재가 완료된 모든 문서들을 확인할 수 있습니다.
  2. 문서를 삭제하거나 첨부파일/관련문서(을)를 추가할 수 있습니다.
  3. 일괄인쇄를 할 수 있습니다.

전체문서함 메뉴는 데이터관리 권한이 있는 관리자만 접근이 가능합니다.


문서 확인하기

Docswave 조직 내부에서 결재가 진행중이거나 결재가 완료된 문서들을 확인할 수 있습니다. 문서양이 많으면 스크롤을 내려 확인할 수 있습니다. 반려된 문서도 함께 확인이 가능합니다.

1. 문서 검색하기

조건에 따라 원하는 문서를 검색하여 확인할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터관리 메뉴 > ‘전체문서함‘ 으로 이동합니다.

(2) 왼쪽 상단 [검색]을 클릭합니다.

(3) 원하는 조건을 선택 및 입력합니다.

  • 문서상태 : 진행중인 문서, 최종승인 문서, 반려문서, 전결 중 선택
  • 검색기간 : 기안일/최종승인일 기준으로 검색기간을 선택
  • 문서제목 : 검색하고자 하는 문서제목 입력
  • 기안자 : 문서를 기안한 조직원 이름을 입력
  • 문서양식 : 조직의 공동양식 중 검색하려는 양식 선택

(4) [검색]을 클릭합니다.

(5) 다시 조건을 선택하려면 [리턴] 버튼을 클릭합니다.

삭제된 공동양식명으로는 검색할 수 없습니다.

2. 그룹별로 문서 확인하기

조건으로 문서를 그룹화하여 문서를 용이하게 확인할 수 있습니다. 조건은 한 가지만 설정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터관리 메뉴 > ‘전체문서함‘ 으로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단 [그룹없음]을 클릭합니다.

(3) 원하는 조건을 선택 합니다.

  • 그룹없음 : 조건 없이 문서 나열
  • 상태 : 진행중, 최종승인, 반려, 전결 로 그룹화
  • 기안자 : 문서를 기안한 조직원 명으로 그룹화
  • 기안일 : 문서를 기안한 날짜로 그룹화
  • 최종승인자 : 문서를 최종승인한 조직원 명으로 그룹화
  • 최종승인일 : 문서를 최종승인된 날짜로 그룹화

(4) 그룹별로 묶여진 문서들을 확인합니다.

3. 표시될 항목 설정하기

전체문서함에 표시될 항목을 설정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터관리 메뉴 > ‘전체문서함‘ 으로 이동합니다.

(2) 오른쪽 상단 [톱니바퀴]를 클릭합니다.

(3) 전체문서함에 표시되지 않을 항목들을 클릭합니다. 클릭된 항목들은 전체문서함에 표시됩니다.

  • 기안자
  • 기안일
  • 최종승인자
  • 최종승인일

4. 구글 드라이브에서 문서 확인하기

기안문서가 저장이 된 구글 드라이브 폴더로 바로 이동할 수 있습니다. 기안문서에 첨부파일이 함께 업로드 되어있을 경우, 첨부파일도 구글 드라이브 폴더에 함께 저장됩니다. 하지만 관련문서로 첨부된 것은 저장되지 않습니다.

  • 웹폼/프리미엄폼 : 최종승인된 문서만 PDF 파일로 폴더에 저장
  • 업로드폼/구글폼 : 문서 양식 및 PDF 파일로 폴더에 저장

(1) 관리자 메뉴 > 데이터관리 메뉴 > ‘전체문서함‘ 으로 이동합니다.

(2) 문서 명 왼쪽 기타 항목의 [구글 드라이브]를 클릭합니다.

(3) 새 창으로 구글 드라이브 폴더로 이동되어 해당 문서를 확인합니다.


문서 관리하기

Docswave 조직 내 모든 문서들을 관리할 수 있습니다.

1. 문서 삭제하기

문서 상태에 관계없이 문서를 삭제할 수 있습니다. 문서에 등록된 캘린더 일정도 함께 삭제할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터관리 메뉴 > ‘전체문서함‘ 으로 이동합니다.

(2) 삭제할 문서 앞 체크박스를 클릭합니다. 여러개의 문서를 삭제할시 체크박스를 여러개 클릭합니다.

(3) 오른쪽 상단에 생성된 [휴지통] 을 클릭합니다.

(4) 캘린더 일정을 함께 삭제하려면, 캘린더 일정 삭제 여부의 체크박스를 클릭합니다.

(5) [확인] 을 클릭합니다.

2. 첨부파일 추가하기

문서에 첨부파일을 추가할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터관리 메뉴 > ‘전체문서함‘ 으로 이동합니다.

(2) 첨부파일을 추가할 문서의 제목을 클릭합니다.

(3) 화면 오른쪽 [클립] 모양 아이콘을 클릭합니다.

(4) 첨부파일 항목의 불러올 경로 버튼을 추가합니다.

(5) 추가할 파일을 선택합니다.

  • 최종 승인 문서에 추가된 첨부파일은 삭제가 불가합니다.
  • 현재 결재가 진행 중인 문서의 경우, 다음 프로세스 결재자가 수정권한이 있어야만 삭제가 가능합니다.

3. 관련문서 추가하기

최종 승인 된 문서들은 관련문서를 추가할 수 있습니다.

  • 추가된 관련문서들은 삭제할 수 없으니 신중하게 추가해주세요.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터관리 메뉴 > ‘전체문서함‘ 으로 이동합니다.

(2) 첨부파일을 추가할 문서의 제목을 클릭합니다.

(3) 화면 오른쪽 [클립] 모양 아이콘을 클릭합니다.

(4) 첨부파일 항목의 [+] 버튼을 클릭합니다.

(5) 추가할 관련문서 제목 앞 체크박스를 클릭합니다.

(6) [확인]을 클릭합니다.

4. 수신자 추가하기

문서의 결재 진행 과정에 상관없이 수신자를 추가할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 데이터관리 메뉴 > ‘전체문서함‘ 으로 이동합니다.

(2) 수신자를 추가할 문서의 제목을 클릭합니다.

(3) 수신자 항목에 추가할 수신자를 클릭합니다.

(4) 수신하려는 사람을 클릭합니다.

(5) [확인] 버튼을 클릭합니다.


일괄인쇄하기

프리미엄 기안문서 일괄인쇄 가이드를 참고해주세요.

Updated on 2018년 3월 30일

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