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[관리자 시작하기] 관리자 기본 설정하기

;Docswave를 처음 시작하면,

  1. 휴가 기준일 및 휴가 부여 정책을 설정해야 합니다.
  2. 조직도 설정 및 조직원 초대를 해야 합니다.
  3. 공통 프로세스를 설정해야 합니다.
  4. 기안 문서 양식을 설정해야 합니다.
  • 관리자 기본 설정에 어려움이 있으시다면, 컨설팅을 신청해주시기 바랍니다.
  • ;Docswave에서는 회사 시스템을 ‘조직’이라고 표현합니다.

휴가 정책 설정하기

휴가 기준일 및 휴가 부여 정책을 설정할 수 있습니다.

1. 휴가 기준일 설정

조직별 휴가 사용 기준을 설정할 수 있습니다.

  • 입사일 : 입사일 사용 시, 조직원 정보의 입사일을 별도로 등록해야 휴가 내역이 반영됩니다.
  • 회계연도 : 기업의 회계연도를 별도로 설정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > 인사 설정’으로 이동합니다.

(2) 인사 기준 설정 > 휴가 기준일 설정에서 휴가 기준일로 사용할 항목을 체크합니다.

  • 회계연도 사용 시 월/일을 설정합니다.

(3) [저장]을 클릭합니다.

2. 휴가일수 부여 정책 설정

특정 기준에 따라 조직원의 휴가일수를 부여할 수 있는 정책을 설정하면, 해당 기준에 따라 조직원의 휴가일수가 자동 부여됩니다.

  • 휴가일수 부여 정책 설정 시, 바로 휴가가 부여되지 않습니다. (매일 00시 05분에 일괄 지급됩니다.)
  • 휴가일수 부여 정책 설정 시, 해당 부여 정책과 조직원의 조건이 맞아야 휴가일수가 부여됩니다.
  • 휴가일수 부여 정책 설정 시, 입사일이 필수로 입력되어 있어야 휴가일수가 부여됩니다.
  • 조직 생성 시, ‘연차 유급 휴가’2개월 차 ~ 40년 차까지의 휴가 부여 정책이 기본으로 설정되어 있습니다.

아래 방법을 통해 새로운 휴가일수 부여 정책을 추가하실 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘휴가 종류 관리’로 이동합니다.

(2) 휴가일수 부여 정책 추가를 원하는 분류의 휴가 종류를 선택합니다.

(3) ‘휴가일수 부여 정책’으로 이동합니다.

(4) [+] 버튼을 클릭합니다.

(5) 사용할 휴가일수 부여 정책의 이름을 입력합니다.

(6) 해당 휴가 정책이 실행될 기준을 선택합니다.

  • 입사일
  • 회계연도

(7) 해당 휴가 정책이 실행될 기준의 일자를 입력합니다.

(8) 해당 휴가 정책이 실행되면 부여할 휴가일수를 입력합니다.

(9) 해당 휴가 정책을 통한 휴가일수 부여 시, 초과일수/잔여일수 차감 후 부여 여부를 선택합니다.

  • 잔여 일수 차감
  • 초과 일수 정산

(10) [확인]을 클릭합니다.

자세한 휴가 부여 정책 설정 방법은 이 가이드를 참고해 주세요.


조직도 설정 및 조직원 초대하기

조직도 설정 및 조직원 초대를 할 수 있습니다.

1. 조직도 설정하기

부서를 추가하여 조직원을 배치할 조직도를 설정합니다.

  • 설정된 조직도는 프로세스 설정 시에도 볼 수 있습니다.
  • 8 depth(하위 부서)까지 제공됩니다.
  • ;Docswave에서 생성하신 조직명이 1 depth가 됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > 조직도/조직원 관리’로 이동합니다.

(2) [+ 부서 추가]를 클릭합니다.

(3) 입력 칸에 부서명을 입력합니다

(4) [체크]를 클릭합니다.

자세한 부서 설정 방법은 이 가이드를 참고해 주세요.

2. 엑셀 업로드로 인사 정보 설정하기

1) 엑셀 다운로드하기

조직원의 인사 정보들을 일괄적으로 처리하려면, 엑셀 파일을 다운로드 받아 인사 정보를 작성해야 합니다.

  • 엑셀 파일 다운로드 시, 기 입력된 항목들도 함께 다운로드됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리’로 이동합니다.

(2) 우측 상단 [인사 정보 설정]을 클릭합니다.

(3) [인사 정보 Excel 다운로드]를 클릭합니다.

(4) 다운로드 받은 인사 정보 엑셀 파일을 실행합니다.

2) 엑셀 시트 입력하기

‘인사 정보 Excel’ 파일 중 필요한 부분을 작성/수정 후 엑셀 파일을 저장합니다.

그 중 ‘임직원 인사 정보 시트’임직원의 인사 정보 설정 및 조직원 등록이 가능한 시트입니다.

시트에 임직원의 인사 정보와 개인 정보의 일부를 함께 작성할 수 있습니다. 

;Docswave에 설정된 임직원 정보가 있으면, 내용이 기 입력되어 함께 나타납니다.

  • 기 입력된 임직원 정보의 수정이 가능합니다.
  • 기 입력된 임직원 정보의 삭제는 불가합니다.
  • SAML 비밀번호는 ;Docswave Enterprise 고객에게만 해당 됩니다.

(1) 신규로 입력할 임직원의 E-mail 주소를 입력합니다.

  • E-mail 주소는 ;Docswave를 접속하는 ID입니다.
  • E-mail 주소는 대소문자를 구분합니다.
  • E-mail 주소가 잘못 기재되지 않도록 주의합니다.

(2) 임직원의 이름을 입력합니다.

(3) 임직원이 배치될 부서를 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 선택합니다.

  • 1개 부서만 할당 할 수 있습니다.
  • 다른 부서를 추가하려면, ;Docswave 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > 조직도/조직원 관리 > 조직원 정보 편집을 통해 할 수 있습니다.

(4) 임직원의 ;Docswave 내에서 부여할 권한을 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 선택합니다.

(5) 임직원에게 부여할 직위/직책을 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 선택합니다.

(6) 선택 입력 사항에 필요한 임직원 정보를 입력합니다.

  • 고용 형태 선택 시 셀 오른쪽 ▼ 버튼을 클릭하여 선택합니다.
  • 고용 형태는 ;Docswave 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > 인사 설정 > ‘조직원 정보‘를 통해 할 수 있습니다.

(7) 엑셀 파일을 저장합니다.

3) 엑셀 업로드하기

엑셀 파일에 작성된 인사 정보를 ;Docswave에 등록하려면, 엑셀 파일을 ;Docswave에 업로드 해야 합니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리’로 이동합니다.

(2) 우측 상단 [인사 정보 설정]을 클릭합니다.

(3) [폴더] 모양 버튼을 클릭합니다.

(4) 저장된 엑셀 파일을 선택합니다.

(5) [인사 정보 Excel 업로드]를 클릭합니다.

(6) 정상적으로 정보가 등록되었는지 확인합니다.

자세한 엑셀 설정 방법은 이 가이드를 참고해 주세요.

3. 조직원 직접 추가하기

;Docswave 내에서 조직원을 추가할 수 있습니다.

조직원 추가 시 입력된 메일 주소로 조직원 초대 메일이 발송됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 인사 관리 메뉴 > ‘조직도/조직원 관리’로 이동합니다.

(2) [+ 조직원 추가▼] 버튼을 클릭합니다.

(3) [직접 추가] 버튼을 클릭합니다.

(4) 항목을 모두 입력합니다. 부서를 설정하려면, [수정] 버튼을 클릭합니다.

  • 입사일 필수 입력 여부는 인사 관리 메뉴 > 인사 설정 메뉴 > 조직원 정보에서 설정할 수 있습니다.
  • 입사일 항목을 입력하면, 휴가일수 부여/차감을 입사일 기준으로 변경할 수 있습니다.
  • 입사일 항목을 입력하면, 휴가일수 부여 정책에 따라 휴가일수를 부여 설정을 할 수 있습니다.

*‘항목은 필수 입력 항목입니다.

(5) [저장] 버튼을 클릭합니다.

자세한 조직원 추가 방법은 이 가이드를 참고해 주세요.


공통 프로세스 설정하기

주로 사용하는 프로세스를 조직원 모두가 이용할 수 있도록 미리 설정할 수 있습니다.

공통 프로세스 관리 메뉴는 [워크플로우 관리] 권한이 있는 관리자만 접근이 가능합니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > 공통 프로세스 관리’로 이동합니다.

(2) 우측 상단 [+] 버튼을 클릭합니다.

(3) ‘공통 프로세스 명’과 ‘공통 프로세스 설명’을 입력합니다.

(4) 조직도에서 결재자를 선택합니다.

(5) [승인자 ▷] / [협조자 ▷] / [합의자 ▷] / [수신자 ▷] / [회람자 ▷]를 클릭하여 설정합니다.

(6) [확인]을 클릭합니다.

자세한 프로세스 설정 방법은 이 가이드를 참고해 주세요.


기안 문서 양식 관리하기

기안 문서 양식을 설정할 수 있습니다.

1. 문서 양식 수정하기

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서 양식 관리’로 이동합니다.

(2) [수정할 공통 문서 양식명]을 클릭합니다.

(3) 문서 양식 내부 내용을 수정합니다.

  • 웹폼의 경우, HTML 특성상 좌측 상단 [소스]를 클릭하여 수정하시면 편리합니다.

(4) 상단의 [저장]을 클릭합니다.

2. 제목 규칙 설정하기

문서 작성 시 기본으로 생성되는 문서 제목의 규칙을 설정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통문서 양식 관리’로 이동합니다.

(2) 가운데 상단 [문서 제목 규칙]을 클릭합니다.

(3) 팝업에서 조직명, URL, 부서명, 문서양식제목, 기안자명, 작성일, 순번 등을 드래그하여 적용하거나 직접입력한 내용을 반영할 수 있습니다.

(4) [저장]을 클릭합니다.

3. 전결자 지정하기

전결은 프로세스의 뒷편에 있는 결재자들을 대리하여 결재하는 것을 의미합니다.

전결자가 결재하게 되면, 해당 문서의 결재는 최종 승인으로 종료됩니다.

  • 전결을 이용하기 위해서는 결재하고자 하는 양식에 전결자 지정이 되어 있어야 합니다.
  • 양식의 전결자 지정은 관리자가 지정할 수 있습니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서 양식 관리’로 이동합니다.

(2) [전결자 지정을 원하는 문서 양식]을 클릭합니다.

(3) 우측 메뉴 중 ‘전결자 지정’[선택] 버튼을 클릭합니다. 

(4) 전결자를 선택합니다.

(5) [확인]을 클릭합니다.

(6) [저장]을 클릭합니다.

자세한 전결 설정 방법은 이 가이드를 참고해 주세요.

4. 캘린더 연동 설정하기

문서 양식과 Google 캘린더를 연동 설정할 수 있습니다.

  • 연동이 된 일정들은 Google 캘린더와 ;Docswave DashBoard > [이번주 일정]에서 확인할 수 있습니다.
  • 캘린더 연동한 양식으로 기안 시 최종 승인이 완료되면 일정이 등록됩니다.

(1) 관리자 메뉴 > 워크플로우 관리 메뉴 > ‘공통 문서 양식 관리’로 이동합니다.

(2) 캘린더 연동을 원하는 문서 양식의 우측 [캘린더 연동] 버튼을 활성화합니다.

자세한 캘린더 연동 설정은 이 가이드를 참고해 주세요.

Updated on 2020년 6월 25일

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